Студио извън Troppo

Някои неща са предназначени да се направи най-малко в даден момент. Да живееш живот, например. Животът е живял, тъй като идва, въпреки че бихме могли да прекарват много време и усилия, очевидно игнорирайки нашето присъствие в настоящето.

Други неща са най-добре на бучки или "снопове." За мен, обработка на имейли е задача, която работи най-добре с bunching. Ако напусна моя имейл програма е отворен, когато се опитват да работят по проекти в моя компютър, постоянно, притесняващи струйка имейли може да не напълно ме парализират, но тя със сигурност намалява моята концентрация до неоткриваеми нива.

Проблемите, предизвикани от постоянен приток на имейл прекъсвания не може да бъде новина за вас , но ако знаете недостатък, това е много лесно да падне обратно към лошите навици на имейл преекспониране.

Пакетна обработка и електронна поща са създадени един за друг. Ето как да го направя. Изберете време, когато можете да прекарате един разумен период от време, чрез електронна поща (независимо от "разумен период от време" е за вас). Когато постъпи това време, изключете вашия имейл програма и четат, пишат, да подаде, и да изтриете, колкото е необходимо. След това завъртете вашия имейл програма.

Много хора, които поле много действена имейл намират, те могат да се справят само с две от тези имейл сесии в пакета на ден. Те се радват на по-високи нива на концентрация и да намерят себе си по-продуктивни, отколкото те да се използват, когато те са били в тяхната "винаги" режим.

Какви са вашите "Винаги" въпроси? Бихте живота си да бъде по-лесно, по-забързан, или по-приятно, ако сте опитвали пакетна обработка вместо?

Снимка: IsaacMao

Спамът е една караница, няма аргумент там. Но много хора страдат под тежестта на все по-голям имейл пощенска кутия и не са спам съобщенията, които трупат там. Те са имейли, които се нуждаят от отговори или имейли, които предоставят напомняния на части от проекти, които трябва да се свърши, или имейли, които просто не са намерили своя път в правилната папка да се подаде далеч.

Често имейли са там, само защото потребителят не може да си спомни какво точно те са ... и не е сигурен, ако могат да бъдат заличени по-безопасно.

Знам, че някой, който има хиляди имейли в нейната пощенска кутия. Не мога да кажа, че я прави по-продуктивни.

Преди пет години, Лорънс Лесиг обяви фалит имейл, защото той е бил, безнадеждно зад отговор на електронната си поща.

Много други са следвали костюм, някои просто да изтриете всички свои съобщения и започване отново.

Аз трябва да призная, аз съм изкушен в тази посока за моя имейл университет сметка, където да намеря повечето кризи възникват, цвят, и да се разрешават, без необходимостта от каквато и да е принос от мен. Но за имейл акаунти, които се отнасят до действително, продуктивна работа, аз открих по-драстично решение.

Просто казано, аз да включва всички моя имейл да ми нещата по система .

• Ако даден имейл изисква отговор, и ако то е по-малко от две минути, за да изпратите отговор, а след това се занимавам с имейл, веднага (ако приемем, имам две минути) и след това да го изтриете или да го внесе в единственото ми референтна папка. Това отнема малко време и усилия, за да се справят с имейл незабавно, отколкото, че ще отнеме, за да следите от него и да се грижим за нея по-късно.
• Ако имейл изисква действие, което ще отнеме по-дълго от две минути, аз го временно в моето действие необходимата папка и да го добавите да ми нещата по система, колкото е необходимо, когато имам време. След като съм го добавя към моята система, аз го изтриете или да го внесе в единственото ми референтна папка.
• Ако имейл съобщението ще бъде полезен за преюдициално запитване, да го внесе в единственото ми референтна папка.
• Ако аз знам, че няма да има нужда да реагира или да действа или да се позовава на имейл по-късно, аз го изтриете.

На моя Mac, аз използвам умен добавка към пощата ми програма, Mail Акт-On , която ми позволява да подава и маркировка на имейли с просто натискане на клавиш или две. Държа ми правене на нещата система мъркане, заедно използване OmniFocus и ICAL. Моята система за подаване на хартия е в две файлови шкафове, моята електронна система за подаване Pro Office DevonThink , и за носене ми покрай пощенската кутия се състои от малка Скъли празен книга Кожа и космическа Фишър Pen .

Да, това ми отне известно време, за да получите Първи Нещата Съставено до този момент, но ползите са си струва. Моята пощенска кутия, бързо, колкото може да се запълнят, обикновено е празно до края на деня, с всичко, отговори, подадена, проследяват за бъдещи действия, или изтрити.

Не мога да твърдя перфектен вътрешен мир, но най-малко моя имейл пощенска кутия не е застанал на пътя ми.

Проектът, обърната към вас е огромен. Сложно. Поразително огромен. Как ще отговорите? Тероризма? Гняв? Отлагането? Дзен смях?

Снимка: Йоги

Лесно е да се чувстват претоварени, когато търсите в планините пред вас. Но как точно се вгледате в плетеница от задачите може да направи разликата между реагира (т.е. действащ) и просто реагира.

Как мислите, за задачите и времето?

Помислете за разликата между:

1. Има много неща, че аз трябва да са направили
2. Има много неща, които трябва да направя точно сега

# 1 оставя никакъв шанс да се чувствате добре за себе си. Вие вече зад! В зависимост от вашата личност, това може или не може да деморализиране и вие парализират.

# 2 оставя отвори постоянно случай на претоварване с информация. С толкова много неща, които трябва да направиш точно сега, вие несъзнателно себе си още едно нещо, което трябва да направите: да разбера кои от тези неща, безброй ти трябва наистина да направиш точно сега! Знам, че аз не функционира добре при този вид натиск. Може да бъде в състояние да, но аз все пак бих искал да препоръчам друг подход.

Прекарайте малко време, за да вземе решение, "Какво трябва да направя първо?"

Забележете, аз не съм казвал, да реши какво да се прави първо, второ и трето. Това не е план-A-Thon, това е стратегия за оцеляване. Можете да си го задача сортировка. Първата полза е, че премахвате допълнителен натиск претоварване с информация налягане, без да знае коя от многото задачи, пред които сте изправени, за справяне с първи. Това е доста хубаво, вече. Но има и друга полза, които могат да надделеят над всеки друг може да ви хрумне.

С едно-единствено нещо пред вас да правите по-нататък, ще могат да започнат.

Вие имате много възможности за избор в това как се определят, че първата задача. Да не се правят, че е твърде голям. "Просто седна и да напиша романа" е твърде голям. "Седнете и напишете първата глава на романа" също е твърде голям.

Себе си Гледайте: "Купи райберовам на хартия" може да бъде твърде малък, или, по-скоро, той може просто да ви отлагането. Или ... може в действителност да е първото нещо, което трябва да направите, преди да можете да направите всяка друга напред напредъка на вашия роман. Трябва да бъдем честни със себе си тук.

След като сте решили какво е то, което трябва да направя първо, и след това, след като сте постигнали тази задача, следващата стъпка е ясна: да решите (отново), "Какво трябва да направя първо?"

Снимка: jeremyfoo

Аз съм писал преди за добродетелите на правене на нещата система на Дейвид Алън. Аз все още мисля, че няма нищо подобно за опитомяване на претоварване с информация и за "правене на нещата."

Но това не е лесно за повечето смъртни да поддържа машината GTD мъркане заедно, ден след ден. Има моменти, когато да намеря себе си добавяне на все повече и повече към моята пощенска кутия, без, че отделихте време да обработи целия нов материал. Скоро, имам десетки паралелни проекти, които не се държат.

Всички те изглежда, да крещи, "се грижи за мен сега!"

То може да ми отнеме известно време, за да видя, че ми GTD система се нуждае от настройка. През последните няколко седмици например, задачи и проекти се трупат, и аз си помислих, имах всичко организира достатъчно добре да ги управляват. Но тогава забелязах как се чувствам разочарован, претоварени, и под твърде голям натиск.

Аз осъзнах, че не са направили ми GTD "Седмичен преглед" за около три седмици.

Седмичният преглед, където се обработват всички Входящи позиции. Това е почистване на дома на имението на проекти. Не е в пълен разцвет пролетно почистване, но вида на почистване, където най-малко във всички стаи, за да се уверете, че знаете къде живеете.

Когато животът е особено течност, когато проектите са били родени или морфин структурно всеки ден, може да се движи твърде бързо да се вземат добри бележки. Но това са времена, когато е особено важно да се прегрупират, като направите своя ГДД седмичен преглед.

Отивам да направя мина днес.