Studio Non Troppo

Manche Dinge sind zu tun, meinte ein Bit auf einmal sein. Leben zu leben, zum Beispiel. Das Leben ist gelebt, wie es kommt, obwohl wir vielleicht eine Menge Zeit und Mühe zu verbringen anscheinend ignoriert unsere Präsenz in der Gegenwart.

Andere Dinge sind am besten in Klumpen oder "Trauben gemacht." Für mich, Verarbeitung E-Mails ist eine Aufgabe, die besten Werke mit Bündeln. Wenn ich meine E-Mail-Programm geöffnet werden, wenn sie versuchen, um E-Mails an Projekten arbeiten an meinem Computer, die Konstante, ablenkende Rinnsal vielleicht nicht vollständig lähmen mich, aber es verringert sicherlich meine Konzentration auf ein nicht nachweisbares Niveau.

Die Probleme Unterbrechungen durch einen konstanten Zustrom von E-Mail können Sie keine Nachrichten an , aber wenn Sie Schattenseiten kennen, ist es sehr einfach zurückgreifen, um schlechte Gewohnheiten von E-Mail Überbelichtung.

Batch-Verarbeitung und E-Mail sind für einander geschaffen. Hier ist, wie es zu tun. Wählen Sie einen Zeitpunkt, wenn Sie eine angemessene Höhe der Zeit gehen per E-Mail (zu verbringen, was "eine angemessene Höhe der Zeit" ist für Sie). Wenn diese Zeit kommt, schalten Sie Ihre E-Mail-Programm und lesen, schreiben, Datei, und löschen wie nötig. Dann schalten Sie Ihre E-Mail-Programm ab.

Viele Menschen, die Feld eine Menge umsetzbare E-Mail-Suche können sie mit nur zwei dieser E-Mail-Batch-Sessions pro Tag verwalten. Sie genießen eine höhere Konzentration und finden sich produktiver als sie zu sein, wenn sie in ihrem waren "always on"-Modus verwendet.

Was sind Ihre "always on" Fragen? Möchten Sie Ihr Leben nicht leichter gemacht werden, weniger hektisch, oder mehr Spaß, wenn Sie die Stapelverarbeitung versuchte stattdessen?

Foto: IsaacMao

Spam ist lästig, gibt es kein Argument. Aber viele Menschen leiden unter der Last des wachsenden E-Mail-Posteingang, und die Nachrichten häufen sich Spam gibt es nicht. Sie sind E-Mails, Antworten, oder E-Mails, die Erinnerungen an Stücke von Projekten, die zu tun, oder E-Mails erhalten, die einfach nicht ihren Weg in das richtige Verzeichnis gefunden Bedarf bereitstellen müssen weg eingereicht werden.

Häufig wird die E-Mails gibt es nur, weil der Benutzer kann nicht einmal genau erinnern, was sie tun ... und ist nicht sicher, ob sie sicher gelöscht werden können.

Ich kenne jemanden, der Tausende von E-Mails in ihrem Posteingang hat. Ich kann nicht sagen, es macht sie produktiver.

Vor fünf Jahren, Lawrence Lessig erklärte E-Mail-Bankrott , weil er hoffnungslos hinterher Antwort auf seine E-Mail.

Viele andere sind dem Beispiel gefolgt, etwa das Löschen aller ihrer Botschaften und wieder starten.

Ich muss zugeben, ich in dieser Richtung für mein Uni-Mail-Konto, wo finde ich die meisten Krisen entstehen, blühen bin versucht, und selbst lösen, ohne dass für jede Eingabe von mir. Aber für E-Mail-Konten, um tatsächliche, produktive Arbeit zu beziehen, habe ich eine weniger drastische Lösung gefunden.

Einfach gesagt, ich übernehmen alle meine E-Mails in meinem System Getting Things Done .

• Wenn eine E-Mail erfordert eine Antwort, und wenn es weniger als zwei Minuten dauert, bis die Antwort schicken, dann befasse ich mich mit der E-Mail sofort (vorausgesetzt, ich habe die zwei Minuten) und dann löschen oder die Datei in meinem einzigen Referenz-Ordner. Es braucht weniger Zeit und Aufwand, mit dem E-Mail-Transaktion sofort, als es dauern würde, Überblick zu behalten und kümmern sich um sie später.
• Wenn die E-Mail erfordert eine Aktion, die länger als zwei Minuten dauern wird, habe ich sie in mein Handeln gewünschten Ordner und fügen Sie es vorübergehend zu meinem Getting Things Done System als notwendig, wenn ich Zeit habe. Einmal habe ich es auf meinem System hinzugefügt, Ich lösche es oder Datei, die es in meinem einzigen Referenz-Ordner.
• Wenn die E-Mail wird nützlich sein Vorlagebeschluss Datei, die ich in meinem einzigen Referenz-Ordner.
• Wenn ich weiß, brauche ich nicht zu antworten oder Handlung oder beziehen sich auf die E-Mail später, Ich lösche es.

Auf meinem Mac, benutze ich die clevere Ergänzung zu meiner Mail-Programm, Mail Act-On , das zwei-Datei ermöglicht es mir, und markieren Sie E-Mails mit nur einem Tastendruck oder. Ich halte mein System Getting Things Done schnurrt zusammen mit OmniFocus und iCal. Meine Papierablage ist in zwei Aktenschränke, elektronisches Ablagesystem ist mein DEVONthink Pro Office , und mein Handgepäck entlang Posteingang ist eine bestehend aus einem kleinen Scully Leder leeres Buch und Fisher Space Pen .

Ja, es hat mich eine Weile zu bekommen Getting Things Done zu diesem Punkt, aber die Vorteile sind es wert. Mein Posteingang, schnell kann es füllen, ist in der Regel bis zum Ende des Tages leer, alles beantwortet, archiviert, verfolgt für künftige Maßnahmen, oder gelöscht werden.

Ich kann nicht behaupten perfekten inneren Frieden, aber wenigstens meine E-Mail-Posteingang steht nicht in meinem Weg.

Das Projekt Ihnen zugewandt ist riesig. Komplizierte. Überwältigend groß. Wie reagieren Sie? Terror? Anger? Procrastination? Ein Zen lachen?

Foto: Yogi

Es ist einfach überfordert, wenn man am Berg vor dir suchen fühlen. Aber genau wie Sie auf das Gewirr der Aufgaben aussehen kann den Unterschied zwischen reagiert (dh Handeln zu machen) und nur zu reagieren.

Wie denken Sie über Aufgaben und Zeit?

Betrachten Sie den Unterschied zwischen:

1. Es gibt viele Dinge, die ich brauche zu tun haben
2. Es gibt viele Dinge, die ich jetzt brauchen Recht, zu tun

# 1 Blättern Sie keine Chance auf gutes Gefühl über sich selbst. Sie sind bereits weit hinter sich! Je nach Ihrer Persönlichkeit, dieser kann oder auch nicht demoralisieren und zu lähmen dich.

# 2 Blättern Sie offen für eine anhaltende Fall der Überfrachtung mit Informationen. Mit so vielen Dingen jetzt richtig zu tun, haben Sie unwissentlich selbst gegeben noch eine andere Sache zu tun: herauszufinden, welche dieser zillion Dinge, die Sie sollten wirklich sofort! Ich weiß, dass ich nicht gut funktionieren nach dieser Art von Druck. Sie könnten in der Lage sein, aber ich würde gerne noch einen anderen Ansatz empfehlen.

Verbringen Sie ein wenig Zeit um zu entscheiden, zu tun ", was ich zuerst tun?"

Datenschutz Ich habe nicht gesagt, entscheiden, was als Erstes zu tun, zweiten und dritten Platz. Dies ist nicht ein Plan-a-thon, es ist eine Überlebensstrategie. Man könnte es Aufgabe Triage denken. Der erste Vorteil ist, dass Sie entfernen den zusätzlichen Druck-den Information Overload-Druck, nicht zu wissen, welche der vielen Aufgaben, vor denen Sie erste Adresse. Das ist ziemlich nett, schon. Aber es gibt noch einen weiteren Vorteil, dass jede andere können Sie denken könnten Trump kann.

Mit nur eins vor dir als nächstes zu tun, werden Sie beginnen können.

Sie haben viele Möglichkeiten, wie Sie festlegen, dass erste Aufgabe. Machen Sie es nicht zu groß. "Gerade hinsetzen und schreiben, den Roman" ist zu groß. "Setz dich hin und schreibe das erste Kapitel des Romans" ist auch zu groß.

Beobachten Sie sich selbst: "Kaufen Sie einen Stapel Papier" könnte zu klein sein, oder vielmehr, kann es nur werden Sie procrastinating. Oder ... kann es in der Tat das erste, was Sie brauchen, um, bevor Sie andere nach vorne Fortschritte auf Ihrem Roman auskommen werden. Du mußt sei ehrlich mit dir hier.

Sobald Sie sich entschieden haben, was es ist, müssen Sie zuerst tun, und dann, nachdem Sie vollbracht haben diese Aufgabe, der nächste Schritt klar: Sie entscheiden, (wieder), "was muss ich als erstes tun?"

Foto: jeremyfoo

Ich habe geschrieben, bevor über die Tugenden's Getting Things Done David Allen-System. Ich denke immer noch, es gibt nichts wie es zu zähmen Überfrachtung mit Informationen und tatsächlich "Getting Things Done."

Aber es ist nicht für die meisten Sterblichen, die Maschine schnurrt entlang GTD, tagein und tagaus einfach. Es gibt Zeiten, wo ich mich befinde indem mehr und mehr zu meinem Posteingang, ohne sich die Zeit nehmen, um all das neue Material demnächst in. Prozess, ich Dutzende von Projekten, die nicht parallel sind, verhalten haben.

Sie alle scheinen zu schreien, "kümmern sich um mich jetzt!"

Es kann mir eine Weile, um zu sehen, dass mein GTD-System einen Tune-up braucht. In den letzten paar Wochen zum Beispiel, hielt die Aufgaben und Projekte häufen sich, und ich dachte, ich hätte alles gut genug organisiert, um sie zu verwalten. Aber dann merkte ich, wie ich das Gefühl war: frustriert, überfordert und zu sehr unter Druck.

Ich erkannte, hatte ich nicht mein GTD "Weekly Review done" für etwa drei Wochen.

Die wöchentliche Überprüfung ist, wo alle den Posteingang Gegenständen verarbeitet bekommen. Es ist ein Hausputz des Herrenhauses von Projekten. Nicht eine ausgewachsene Frühjahrsputz, aber die Art der Reinigung, wo man zumindest in alle Räume zu gehen, damit Sie wissen, wo du lebst.

Wenn das Leben vor allem Flüssigkeit, wenn die Projekte geboren werden oder Morphing strukturell jeden Tag ist, kann es zu schnell zu bewegen, um gute Noten zu nehmen. Aber das sind die Zeiten, wo es besonders kritisch ist, um, indem Sie Ihre GTD wöchentliche Überprüfung neu zu formieren.

Ich werde mir heute tun.