Studio Non Troppo

Manche Dinge sind gemeint zu tun ein Bit in einer Zeit sein. Genieße das Leben, zum Beispiel. Das Leben ist gelebt, wie es kommt, obwohl wir viel Zeit und Mühe scheinbar ignorieren unsere Präsenz in der Gegenwart verbringen könnten.

Andere Dinge sind am besten in Klumpen oder done "Trauben." Für mich, Verarbeitung E-Mails ist eine Aufgabe, die besten Arbeiten mit Bündeln. Wenn ich meine E-Mail-Programm offen lassen, wenn sie versuchen, sich auf Projekte an meinem Computer arbeiten, können die ständige, störende Rinnsal von E-Mails nicht vollständig zu lähmen mich, aber es ist sicherlich reduziert meine Konzentration unter die Nachweisgrenze.

Die Probleme, die durch einen konstanten Zustrom von E-Mail-Unterbrechungen verursacht möglicherweise nicht neu für Sie sein , aber wenn man die Nachteile kennen, ist es sehr einfach, zurückgreifen, um schlechte Gewohnheiten von E-Mail Überbelichtung.

Batch-Verarbeitung und E-Mail sind für einander geschaffen. Hier ist, wie es geht. Wählen Sie einen Zeitpunkt, wenn Sie eine angemessene Menge an Zeit gehen per E-Mail (was auch immer "eine angemessene Menge an Zeit" ist für dich) zu verbringen. Wenn diese Zeit kommt, auf Ihre E-Mail-Programm und lesen, schreiben, Datei, und löschen Sie bei Bedarf. Dann drehen Sie Ihre E-Mail-Programm aus.

Viele Menschen, die Feld eine Menge umsetzbare E-Mail finden sie lassen sich mit nur zwei dieser E-Mail-Batch-Sessions pro Tag verwalten. Sie genießen eine höhere Konzentration und finden sich produktiver als sie zu sein, wenn sie in ihrer waren "always on"-Modus verwendet.

Was sind Ihre "always on" Fragen? Möchten Sie Ihre Lebensqualität hat nicht einfacher, weniger hektisch oder mehr Spaß, wenn Sie versucht, Batch-Verarbeitung statt sein?

Foto: IsaacMao

Spam ist ein Streit, kein Argument gibt. Aber viele Menschen leiden unter der Last des wachsenden E-Mail-Posteingang, und die Nachrichten häufen sich gibt es kein Spam. Sie sind E-Mails, Antworten, oder E-Mails, Erinnerungen an Stücke von Projekten, die zu erledigen müssen, oder E-Mails, die einfach nicht ihren Weg in den richtigen Ordner gefunden weg eingereicht werden zur Verfügung stellen müssen.

Häufig werden die E-Mails gibt es nur da, weil der Benutzer kann nicht einmal genau erinnern, was sie über haben ... und ist nicht sicher, ob sie sicher gelöscht werden können.

Ich kenne jemanden, der Tausende von E-Mails hat in ihrem Posteingang. Ich kann nicht sagen, es macht sie produktiver.

Vor fünf Jahren, Lawrence Lessig erklärte E-Mail-Konkurs , weil er hoffnungslos hinterher war die Reaktion auf seine E-Mail.

Viele andere sind dem Beispiel gefolgt, manche einfach das Löschen aller ihrer Nachrichten-und wieder ab.

Ich muss zugeben, ich in dieser Richtung bin für meine Uni-Mail-Konto, wo finde ich die meisten Krisen entstehen, blühen versucht, und lösen sich, ohne dass für jede Eingabe von mir. Aber für E-Mail-Konten, die tatsächliche, produktive Arbeit beziehen, habe ich eine weniger drastische Lösung gefunden.

Einfach ausgedrückt, übernehmen ich alle meine E-Mails in meinem Getting Things Done-System .

• Wenn eine E-Mail erfordert eine Antwort, und wenn es weniger als zwei Minuten braucht, um die Antwort zu senden, dann werde ich mit der E-Mail sofort tun (vorausgesetzt, ich habe die zwei Minuten) und dann zu löschen oder Datei, die es in meinem einzigen Referenz-Ordner. Es nimmt weniger Zeit und Mühe, um mit der E-Mail sofort zu behandeln, als es dauern würde, um Überblick zu behalten und kümmern sich um sie später.
• Wenn die E-Mail erfordert eine Aktion, die länger als zwei Minuten dauert, habe ich es in meinem Handeln gewünschten Ordner vorübergehend und in meinen Getting Things Done-System als notwendig, wenn ich Zeit habe. Einmal habe ich es zu meinem System hinzugefügt, gelöscht ich es oder Datei, die es in meinem einzigen Referenz-Ordner.
• Wenn die E-Mail wird nützlich sein, als Referenz, Datei, die ich in meinem einzigen Referenz-Ordner.
• Wenn ich weiß, brauche ich nicht zu reagieren oder handeln oder beziehen sich auf die E-Mail später, lösche ich es.

Auf meinem Mac verwende ich die clevere Add-on zu meinem Mail-Programm, E-Mail Act-On , die mich in eine Datei und markieren Sie E-Mails mit nur einem Tastendruck oder zwei erlaubt. Ich halte meine Getting Things Done System schnurrt zusammen mit OmniFocus und iCal. Meine Papierablage ist in zwei Aktenschränke, ist mein elektronisches Ablagesystem DEVONthink Pro Office , und meine Mitnahme-Posteingang ist ein kleines Scully Leder leeres Buch und ein umfasste Fisher Space Pen .

Ja, ich brauchte eine Weile, um Getting Things Done zu diesem Punkt, aber die Vorteile sind es wert. Mein Posteingang, schneller als es füllen, ist in der Regel bis zum Ende des Tages leer ist, mit allem, was reagierte, gefeilt, verfolgt für das künftige Vorgehen, oder gelöscht werden.

Ich kann nicht behaupten perfekte innere Ruhe, aber wenigstens meine E-Mail-Posteingang steht nicht in meinem Weg.

Das Projekt konfrontiert Sie ist riesig. Komplizierte. Überwältigend groß. Wie reagieren Sie? Terror? Anger? Procrastination? Ein Zen lachen?

Foto: Yogi

Es ist leicht, sich schnell überfordert fühlen, wenn Sie auf den Berg vor Ihnen suchen. Aber genau, wie man sich das Gewirr der Aufgaben aussehen kann den Unterschied zwischen reagiert (dh wirkend) und nur zu reagieren.

Wie denken Sie über Aufgaben und Zeit zu denken?

Betrachten wir die Differenz zwischen:

1. Es gibt viele Dinge, die ich brauche zu tun haben
2. Es gibt viele Dinge, die ich brauche, um jetzt zu tun

Nr. 1 Blättern Sie ohne Chance auf gutes Gefühl über sich. Du bist schon hinter sich! Abhängig von Ihrer Persönlichkeit, kann diese oder auch nicht demoralisieren und lähmen.

# 2 Blättern Sie offen für eine anhaltende Fall der Überfrachtung mit Informationen. Bei so vielen Dinge sich jetzt tun, haben Sie unwissentlich gegeben sich selbst noch einmal etwas anderes zu tun: herauszufinden, welche dieser zig Dinge sollten Sie wirklich jetzt tun! Ich weiß, ich weiß nicht gut funktionieren unter dieser Art von Druck. Sie könnten in der Lage sein, aber ich würde gerne noch einen anderen Ansatz zu empfehlen.

Verbringen Sie ein wenig Zeit, um zu entscheiden, "was muss ich als erstes tun?"

Beachten Sie, ich habe nicht gesagt, entscheiden, was zu ersten, zweiten und dritten tun. Dies ist nicht ein Plan-a-thon, es ist eine Überlebensstrategie. Man könnte es Aufgabe Triage denken. Der erste Vorteil ist, dass Sie den zusätzlichen Druck-the Information Overload Druck-, nicht zu wissen entfernen, welche der vielen Aufgaben, vor denen Sie erste Adresse. Das ist ziemlich schön, schon. Aber es gibt einen weiteren Vorteil, dass jede andere könnte man denken Trumpf kann.

Mit nur eins vor dir als nächstes zu tun, werden Sie beginnen zu können.

Sie haben viele Möglichkeiten, wie Sie festlegen, dass erste Aufgabe. Machen Sie es nicht zu groß. "Setzen Sie sich und schreiben Sie den Roman" ist zu groß. "Setz dich hin und schreibe das erste Kapitel des Romans" ist auch zu groß.

Beobachten Sie sich selbst: "Kaufen Sie einen Stapel Papier" könnte zu klein sein, oder besser gesagt, es kann nur sein, Sie zaudern. Oder ... es kann in der Tat das erste, was Sie tun müssen, bevor Sie andere Vorwärtsbewegung auf dem Roman treffen können. Du musst ehrlich mit sich selbst hier.

Sobald Sie sich entschieden, was Sie zuerst machen müssen, und dann, nachdem Sie die Aufgabe gelöst haben, ist der nächste Schritt klar: Sie entscheiden, (wieder), "was mache ich als Erstes zu tun haben?"

Foto: jeremyfoo

Ich habe vorher geschrieben über die Tugenden des Getting Things Done von David Allen Systems. Ich denke immer noch da ist nichts, wie es zur Zähmung Information Overload und tatsächlich "Getting Things Done."

Aber es ist nicht einfach für die meisten Sterblichen zu halten GTD-Maschine schnurrt entlang, Tag für Tag. Es gibt Zeiten, wenn ich mich Hinzufügen von mehr und mehr in meinem Posteingang, ohne sich die Zeit nehmen, um alle neuen Materials kommen in. Bald Prozess zu finden, habe ich Dutzende von parallelen Projekten, die nicht verhalten werden.

Sie alle scheinen zu schreien, "kümmern sich um mich jetzt!"

Es kann mir eine Weile dauern, um zu sehen, dass mein GTD-System einen Tune-up benötigt. In den letzten paar Wochen zum Beispiel hielt die Aufgaben und Projekte häufen sich, und ich dachte, ich hätte alles gut genug, um sie zu verwalten organisiert. Aber dann merkte ich, wie ich mich fühlte: frustriert, überwältigt, und zu sehr unter Druck.

Ich merkte, ich hatte nicht mein GTD "weekly review" für etwa drei Wochen getan.

Die wöchentliche Überprüfung ist, wo alle den Posteingang Gegenständen verarbeitet zu bekommen. Es ist ein Hausputz der Villa von Projekten. Nicht eine ausgewachsene Frühjahrsputz, sondern die Art der Reinigung, wo man wenigstens in alle Räume gehen, um sicherzustellen, dass Sie wissen, wo Sie leben sind.

Wenn das Leben vor allem Flüssigkeit, wenn Projekte sind geboren oder Morphing strukturell jeden Tag ist, kann es zu schnell zu bewegen, um gute Notizen zu machen. Aber das sind die Zeiten, in denen es besonders wichtig, indem Sie Ihre GTD wöchentliche Überprüfung gruppieren ist.

Ich werde mir heute tun.