Στούντιο Μη Troppo

Μερικά πράγματα προορίζονται να γίνουν ένα bit κάθε φορά. Ζώντας τη ζωή, για παράδειγμα. Η ζωή είναι να ζήσει όπως έρχεται, αν και θα μπορούσαμε να περνούν πολύ χρόνο και προσπάθεια προφανώς αγνοώντας την παρουσία μας στο παρόν.

Άλλα πράγματα γινόταν καλύτερα σε συστάδες ή «τσαμπιά." Για μένα, την επεξεργασία μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ένα έργο που λειτουργεί καλύτερα με την ομαδοποίηση. Αν αφήσω το πρόγραμμά μου το άνοιγμα του μηνύματος, όταν προσπαθούν να εργαστούν σε προγράμματα στον υπολογιστή μου, η συνεχής, αποσπώντας στάλα από τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία που δεν μπορεί να με παραλύσει εντελώς, αλλά σίγουρα μειώνει τη συγκέντρωση μου να ανιχνεύσιμα επίπεδα.

Τα προβλήματα που προκαλούνται από μια σταθερή εισροή των διακοπών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να μην είναι νέα σε σας , αλλά αν ξέρετε τα ίδια μειονεκτήματα, είναι πολύ εύκολο να υποχωρήσει σε κακές συνήθειες της υπερβολικής έκθεσης email.

Batch επεξεργασία και το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο γίνονται ένας για τον άλλον. Εδώ είναι πώς να το κάνουμε. Διαλέξτε μια στιγμή, μπορείτε να περάσετε ένα εύλογο χρονικό διάστημα που διέρχεται email (ό, τι «σε εύλογο χρονικό διάστημα» είναι για σας). Όταν εκείνη τη στιγμή φθάνει, ενεργοποιήστε το πρόγραμμα email σας και να διαβάσετε, να γράψετε, το αρχείο, και διαγράψτε ανάλογα με τις ανάγκες. Στη συνέχεια, γυρίστε το πρόγραμμα email σας μακριά.

Πολλοί άνθρωποι που στον τομέα πολλή προσβληθεί email διαπιστώνουν ότι μπορούν να διαχειριστούν με μόνο δύο από αυτές τις συνεδρίες παρτίδας email την ημέρα. Απολαμβάνουν υψηλότερα επίπεδα συγκέντρωσης και να βρεθούν πιο παραγωγικοί από ό, τι στο παρελθόν όταν βρίσκονταν στη τους "always on" mode.

Ποιες είναι οι σας "always on" θέματα; Θα ήταν η ζωή σας θα γίνει καθόλου ευκολότερη, λιγότερο ταραχώδης, ή πιο διασκεδαστική αν έχετε δοκιμάσει την επεξεργασία κατά δεσμίδες αντ 'αυτού;

Φωτογραφία: IsaacMao

Spam είναι μια ταλαιπωρία, δεν προβάλλει κανένα επιχείρημα εκεί. Αλλά πολλοί άνθρωποι υποφέρουν κάτω από το βάρος της αυξανόμενης τα εισερχόμενα του email, καθώς και τα μηνύματα που συσσωρεύονται δεν υπάρχουν spam. Είναι τα μηνύματα που χρειάζονται απαντήσεις, ή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που παρέχει υπενθυμίσεις των τεμαχίων των έργων που πρέπει να γίνουν, ή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που απλά δεν έχουν βρει το δρόμο τους στο σωστό φάκελο που θα κατατεθεί μακριά.

Συχνά τα μηνύματα που υπάρχουν εκεί μόνο και μόνο επειδή ο χρήστης δεν μπορεί καν να θυμάμαι τι ακριβώς θέλει για ... και δεν είναι σίγουροι αν μπορούν να διαγραφούν με ασφάλεια.

Ξέρω κάποιον που έχει χιλιάδες μηνύματα στο φάκελο εισερχομένων της. Δεν μπορώ να πω ότι την κάνει πιο παραγωγικούς.

Πριν από πέντε χρόνια, ο Lawrence Lessig κηρυχθεί πτώχευση email γιατί ήταν απελπιστικά πίσω απαντώντας σε e-mail του.

Πολλοί άλλοι ακολούθησαν το παράδειγμά τους, ορισμένα απλώς διαγράφοντας όλα τα μηνύματα τους και ξεκινά ξανά.

Οφείλω να ομολογήσω, είμαι στον πειρασμό προς αυτή την κατεύθυνση για το λογαριασμό email πανεπιστήμιό μου, όπου μπορώ να βρω περισσότερες κρίσεις εμφανίζονται, ανθίσει, και να επιλύσουν οι ίδιοι χωρίς ανάγκη για κάθε είσοδο από μένα. Αλλά για τους λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σχετίζονται με την πραγματική, παραγωγική εργασία, έχω βρει μια λιγότερο δραστική λύση.

Με απλά λόγια, θα συμπεριλάβει όλα τα email μου σε μου Getting Things Έγινε σύστημα .

• Εάν ένα email απαιτεί μια απάντηση, και αν πάρει λιγότερο από δύο λεπτά για να στείλει την απάντηση, τότε θα ασχοληθεί με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο αμέσως (υποθέτοντας ότι έχω δύο λεπτά) και στη συνέχεια να διαγράψετε το αρχείο ή το φάκελο σε ενιαία αναφορά μου. Παίρνει λιγότερο χρόνο και προσπάθεια για να ασχοληθεί με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο άμεσα από ό, τι θα έπαιρνε για να παρακολουθήσετε αυτό και να το φροντίσω εγώ αργότερα.
• Αν το e-mail απαιτεί μια δράση που θα διαρκέσει περισσότερο από δύο λεπτά, το έβαλα μέσα μου δράση που απαιτείται φάκελο προσωρινά και προσθέστε το στο Getting μου Things Έγινε σύστημα ανάλογα με τις ανάγκες, όταν έχω χρόνο. Μόλις έχω προστεθεί στο σύστημα μου, μπορώ να τον διαγράψετε ή το αρχείο αυτό σε ένα φάκελο αναφοράς μου.
• Εάν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο θα είναι χρήσιμες για αναφορά, θα υποβάλει την αίτηση σε ενιαίο φάκελο αναφοράς μου.
• Αν ξέρω ότι δεν θα πρέπει να δώσουν απάντηση ή πράξη ή να παραπέμπει το email αργότερα, εγώ να το διαγράψετε.

Σε Mac μου, μπορώ να χρησιμοποιήσω το έξυπνο add-on για το πρόγραμμα μου Mail, Mail νόμος-On , η οποία μου επιτρέπει να το αρχείο και το σήμα emails με μόλις πάτημα πλήκτρου ή δύο. Κρατάω μου Getting Things Έγινε σύστημα γουργουρίζει μαζί με OmniFocus και iCal. κατάθεσης μου σύστημα χαρτί σε δύο ερμάρια αρχείο, το σύστημά μου κατάθεση ηλεκτρονικά είναι DevonThink Pro Office , και μου εισερχόμενα μεταφορών κατά μήκος αποτελείται από ένα μικρό Scully Δερμάτινα κενό βιβλίο και ένα Fisher Space Pen .

Ναι, μου πήρε λίγη ώρα για να πάρει Getting Things Έγινε σε αυτό το σημείο, αλλά τα οφέλη είναι αξίζει τον κόπο. inbox μου, πιο γρήγορα μπορεί να γεμίσει, είναι συνήθως άδειο μέχρι το τέλος της ημέρας, με ό, τι απάντησε, υπέβαλε, ερπυστριοφόρα για τη μελλοντική δράση, ή διαγραφεί.

Δεν μπορώ να ισχυριστώ τέλεια εσωτερική ειρήνη, αλλά τουλάχιστον τα εισερχόμενα του email μου δεν στέκεται στο δρόμο μου.

Το έργο απέναντι σας είναι τεράστια. Περίπλοκο. Συντριπτικά τεράστια. Πώς απαντάτε; Τρομοκρατία; Ο θυμός; Αναβλητικότητα; Μια Zen γέλιο;

Φωτογραφία: Γιόγκι

Είναι εύκολο να αισθάνονται συγκλονισμένοι όταν ψάχνετε στο βουνό μπροστά σας. Αλλά ακριβώς πώς το βλέπει το κουβάρι των καθηκόντων που μπορεί να κάνει τη διαφορά μεταξύ ανταποκρίνεται (δηλαδή να ενεργεί) και απλώς να αντιδράσει.

Πώς σκέφτεστε για τα καθήκοντα και το χρόνο;

Εξετάστε τη διαφορά μεταξύ:

1. Υπάρχουν πολλά πράγματα που θέλω να κάνει
2. Υπάρχουν πολλά πράγματα που πρέπει να κάνω τώρα

# 1 σας αφήνει με πιθανότητα δεν αισθάνονται καλά με τον εαυτό σου. Είσαι ήδη πίσω! Ανάλογα με την προσωπικότητά σας, αυτό μπορεί ή δεν μπορεί να κάμψει το ηθικό και να παραλύσει σας.

# 2 σας αφήνει ανοικτό σε μια επίμονη περίπτωση υπερφόρτωση πληροφοριών. Με τόσα πολλά πράγματα να κάνουμε τώρα, έχετε τον εαυτό σας εν αγνοία δοθεί ένα ακόμη πράγμα που πρέπει να κάνουμε: από ποσοστό που αυτές zillion πράγματα που πρέπει να κάνουμε τώρα! Ξέρω ότι δεν λειτουργούν καλά κάτω από αυτού του είδους την πίεση. Ίσως να είναι σε θέση, αλλά θα ήθελα να συστήσω μια άλλη προσέγγιση.

Ξοδέψτε λίγο χρόνο για να αποφασίσει, «τι πρέπει να κάνω πρώτα;"

Ειδοποίηση δεν είπα, να αποφασίσει τι να κάνει πρώτη, δεύτερη και τρίτη θέση. Αυτό δεν είναι ένα σχέδιο-a-thon? Είναι μια στρατηγική επιβίωσης. Θα μπορούσατε να σκεφτείτε από το triage έργο. Το πρώτο πλεονέκτημα είναι ότι έχετε αφαιρέσει την πρόσθετη πίεση-τις πληροφορίες υπερφόρτωση πίεσης του δεν γνωρίζει ποια από τα πολλά καθήκοντα που αντιμετωπίζει μπορείτε να αντιμετωπιστούν πρώτα. Αυτός είναι αρκετά συμπαθητικός, ήδη. Αλλά υπάρχει ένα άλλο όφελος που μπορεί να αξιοποιήσει τις δυνατότητες κάθε άλλο θα μπορούσατε να σκεφτείτε.

Με μόνο ένα πράγμα μπροστά σας για να κάνουμε την επόμενη, θα είστε σε θέση να ξεκινήσει.

Έχετε πολλές επιλογές στο πώς ορίζουν ότι πρώτο καθήκον. Μην κάνετε αυτό πάρα πολύ μεγάλο. "Απλά καθίσετε και να γράψετε το μυθιστόρημα" είναι πολύ μεγάλο. «Κάτσε κάτω και να γράψετε το πρώτο κεφάλαιο του μυθιστορήματος" είναι επίσης πάρα πολύ μεγάλο.

Προσέξτε τον εαυτό σας: "Αγοράστε ένα δεσμίδα του χαρτιού" μπορεί να είναι πολύ μικρή, ή, μάλλον, μπορεί απλώς να σας procrastinating. Ή ... μπορεί στην πραγματικότητα να είναι το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε για να μπορέσετε να κάνετε οποιαδήποτε άλλη πρόοδος προς τα εμπρός για το βιβλίο σου. Έχετε να είμαστε ειλικρινείς με τον εαυτό σου εδώ.

Μόλις έχετε αποφασίσει τι είναι αυτό που πρέπει να κάνετε πρώτα, και στη συνέχεια, αφού έχετε ολοκληρώσει την εργασία αυτή, το επόμενο βήμα είναι σαφής: έχετε αποφασίσει (και πάλι), «τι πρέπει να κάνω πρώτα;"

Φωτογραφία: jeremyfoo

Έχω γράψει πριν για τις αρετές του Getting Things David Allen σύστημα Done. Εξακολουθώ να πιστεύω ότι δεν υπάρχει τίποτα σαν αυτό για εξημέρωση υπερφόρτωση πληροφοριών και στην πραγματικότητα "να γίνουν τα πράγματα."

Αλλά δεν είναι εύκολο για τους περισσότερους θνητούς να κρατήσει το GTD μηχανή γουργουρίζει μαζί, κάθε μέρα έξω. Υπάρχουν φορές που πιάνω τον εαυτό μου προσθέτοντας όλο και περισσότερο στο inbox μου χωρίς λήψη του χρόνου να επεξεργάζεται όλα τα νέα υλικά έρχονται in Σύντομα, έχω τις δωδεκάδες των παράλληλων έργων που δεν συμπεριφέρθηκαν.

Όλοι φαίνονται να φωνάζουν, «να φροντίζει για εμένα τώρα!"

Μπορεί να με πάρει για λίγο για να δούμε ότι GTD το σύστημά μου έχει ανάγκη από μια μελωδία-up. Κατά τις τελευταίες δύο εβδομάδες, για παράδειγμα, τα καθήκοντα και σχέδια διατηρούνται συσσωρεύονται, και νόμιζα ότι είχα πάντα οργανωμένη αρκετά καλά ώστε να τα διαχειρίζονται. Στη συνέχεια, όμως παρατήρησα πως ήμουν συναίσθημα: απογοητευμένος, συγκλονισμένοι, και κάτω από υπερβολική πίεση.

Συνειδητοποίησα πως δεν το είχε πράξει GTD "εβδομαδιαία ανασκόπηση μου" για περίπου τρεις εβδομάδες.

Η εβδομαδιαία ανασκόπηση είναι όταν πάρετε επεξεργασία όλων των στοιχείων inbox. Είναι μια Βεράντες και του μεγάρου των έργων. Όχι για να κατακτήσει ένα ανοιξιάτικο καθαρισμό, αλλά το είδος του καθαρισμού, όπου μπορείτε τουλάχιστον να προσδιορίζει όλα τα δωμάτια για να βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε πού είστε που ζουν.

Όταν η ζωή είναι ιδιαίτερα ρευστό, όταν τα έργα που έχουν γεννηθεί ή morphing δομή κάθε μέρα, μπορεί να μετακινούνται πολύ γρήγορα να λάβει καλές σημειώσεις. Αλλά αυτές είναι οι στιγμές που είναι ιδιαίτερα κρίσιμες για την ανασύνταξη, με τον τρόπο GTD εβδομαδιαίο σας.

Πάω να κάνω το δικό μου σήμερα.