Studio non troppo

Algunas cosas están destinadas a hacer un poco a la vez. Vivir la vida, por ejemplo. La vida se vive como lo que se refiere, a pesar de que podría pasar mucho tiempo y esfuerzo al parecer ignorando nuestra presencia en el presente.

Otras cosas se hacen mejor en grupos o "racimos". Para mí, el procesamiento de mensajes de correo electrónico es una tarea que funciona mejor con ensalada. Si dejo a mi programa de correo electrónico abierta cuando se trata de trabajar en proyectos en mi computadora, el goteo constante distracción de los correos electrónicos no me podría paralizar por completo, pero sin duda reduce mi concentración a niveles indetectables.

Los problemas causados ​​por un flujo constante de interrupciones de correo electrónico no puede ser nuevo para usted , pero si usted sabe los inconvenientes, es muy fácil volver a caer en malos hábitos de la sobreexposición de correo electrónico.

El procesamiento por lotes y el correo electrónico son uno para el otro. He aquí cómo hacerlo. Escoja un momento en que usted puede gastar una cantidad razonable de tiempo que va a través de correo electrónico (lo que sea "una cantidad razonable de tiempo" es para ti). Cuando llegue ese momento, a su vez en su programa de correo electrónico y leer, escribir, archivar y borrar según sea necesario. A continuación, gire su programa de correo electrónico fuera.

Muchos de los que el campo de un montón de correo electrónico procesable dan cuenta de que puede manejar con sólo dos de estas sesiones de lotes de correo electrónico al día. Ellos disfrutan de mayores niveles de concentración y se encuentran más productivos de lo que solía ser cuando estaban en su "siempre on".

¿Cuáles son sus "always on" problemas? Sería su vida nada fácil, menos agitada, o más agradable si se trató de procesamiento por lotes en lugar?

Foto: IsaacMao

El spam es una molestia, no hay argumento. Sin embargo, muchas personas sufren bajo el peso de un buzón de correo electrónico cada vez mayor, y los mensajes se acumulan no son spam. Son correos electrónicos que necesitan respuestas, o correos electrónicos que proporcionan recordatorios de las piezas de los proyectos que hay que hacer, o correos electrónicos que simplemente no han encontrado su camino en la carpeta derecho a ser archivado.

Con frecuencia los mensajes no están ahí sólo porque el usuario no puede recordar exactamente lo que está a punto ... y no es seguro si se puede borrar sin problemas.

Conozco a alguien que tiene miles de mensajes de correo electrónico en su bandeja de entrada. No puedo decir que le hace más productivo.

Hace cinco años, Lawrence Lessig se declaró en bancarrota e-mail porque estaba irremediablemente retrasado en responder a su correo electrónico.

Muchos otros han seguido su ejemplo, algunos simplemente borrar todos sus mensajes y comenzar de nuevo.

Debo admitir que me siento tentado en esta dirección para mi cuenta de correo electrónico universitario, donde encuentro mayoría de las crisis surgen, flor, y se resuelven sin necesidad de ninguna entrada de mí. Sin embargo, para las cuentas de correo electrónico que se relacionan con trabajo real, productivo, he encontrado una solución menos drástica.

En pocas palabras, que incorporan todos mis email en mi sistema Organízate con eficacia .

• Si un correo electrónico requiere una respuesta, y si se tarda menos de dos minutos para enviar la respuesta, entonces lidiar con el correo electrónico de inmediato (suponiendo que tenga los dos minutos) y luego lo borramos o un archivo en la carpeta de referencia único. Se tarda menos tiempo y esfuerzo para tratar con el correo electrónico de inmediato de lo que se necesitaría para realizar un seguimiento de la misma y cuidar de él más tarde.
• Si el correo electrónico requiere de una acción que se tome más de dos minutos, lo puse en mi carpeta de acciones necesarias temporalmente y la añado a mi sistema Organízate con eficacia como sea necesario cuando tengo tiempo. Una vez que lo he añadido a mi sistema, yo lo elimine o un archivo en la carpeta de referencia único.
• Si el correo electrónico será útil como referencia, lo archivo en mi carpeta de referencia único.
• Si yo sé que no tendrá que responder o actuar o hacer referencia al correo electrónico más tarde, lo elimina.

En mi Mac, yo uso el ingenioso complemento a mi programa de correo, correo de la Ley-On , que me permite el archivo y marcar mensajes de correo electrónico con sólo pulsar una tecla o dos. Puedo mantener mi sistema Organízate ronroneando junto con OmniFocus e iCal. Mi sistema de presentación en papel es de dos gabinetes de archivos, mi sistema de archivo electrónico es la Oficina DEVONthink Pro , y mi equipaje de mano a lo largo de la bandeja de entrada se compone de un pequeño libro de Scully de cuero blanco y un Fisher Space Pen .

Sí, me tomó un tiempo para conseguir cosas hechas a este punto, pero los beneficios valen la pena. Mi bandeja de entrada, más rápido que puede llenarse, suele estar vacío al final del día, con todo lo que respondieron, presentó, seguido de la acción futura, o eliminado.

No puedo afirmar la paz interior perfecto, pero por lo menos en mi buzón de correo electrónico no se ha quedado en mi camino.

El proyecto se enfrenta usted es enorme. Complicado. Abrumadoramente inmensa. ¿Cómo responde usted? Terror? Enojo? Postergación? Una risa Zen?

Foto: Yogi

Es fácil sentirse abrumado cuando usted está buscando en la montaña en frente de usted. Pero exactamente cómo se ve en la maraña de tareas puede marcar la diferencia entre la respuesta (es decir, actuar) y de reaccionar simplemente.

¿Cómo piensa usted de las tareas y el tiempo?

Considere la diferencia entre:

1. Hay muchas cosas que tengo que han hecho
2. Hay muchas cosas que tengo que hacer ahora

# 1 le deja sin posibilidad de sentirse bien consigo mismo. Ya está detrás! Dependiendo de su personalidad, esto puede o no puede desmoralizar y paralizar usted.

# 2 te deja abierto a un caso de persistencia de la sobrecarga de información. Con tantas cosas que hacer en este momento, sin saberlo, usted ha dado a sí mismo otra cosa que hacer: averiguar cuál de estas millón de cosas que realmente debería hacer ahora mismo! Sé que no funcionan bien en este tipo de presión. Es posible que pueda hacerlo, pero todavía me gustaría recomendar otro método.

Un poco de tiempo para decidir, "¿qué tengo que hacer primero?"

Nótese que no dice, decidir qué hacer primero, segundo y tercero. Este no es un plan-a-thon, es una estrategia de supervivencia. Usted podría pensar en triage tarea. El primer beneficio es que se quita la presión adicional de la sobrecarga de información a la presión de no saber cuál de las muchas tareas que enfrenta a la primera dirección. Eso es bastante bueno, ya. Pero hay otro beneficio que puede superar a cualquier otro que usted podría pensar.

Con una sola cosa en frente de ustedes para hacer a continuación, usted será capaz de empezar.

Usted tiene muchas opciones en la forma de definir que la primera tarea. No lo haga demasiado grande. "Sólo sentarse y escribir la novela" es demasiado grande. "Siéntate y escribe el primer capítulo de la novela" es también muy grande.

Ten cuidado: "Comprar una resma de papel" puede ser demasiado pequeño, o, mejor dicho, sólo puede estar postergando. O ... de hecho, puede ser la primera cosa que necesita hacer antes de hacer cualquier otro progreso hacia adelante en su novela. Tienes que ser honesto con usted mismo aquí.

Una vez que hayas decidido qué es lo que tiene que hacer primero, y luego después de haber realizado esa tarea, el siguiente paso es claro: usted decide (de nuevo), "¿qué tengo que hacer primero?"

Foto: jeremyfoo

He escrito antes acerca de las virtudes de la Introducción de David Allen sistema de cosas. Sigo pensando que no hay nada como ella para domar la sobrecarga de información y en realidad "hacer las cosas."

Pero no es fácil para la mayoría de los mortales para mantener la máquina ronroneando a lo largo de GTD, día tras día. Hay veces en que me encuentro añadiendo más y más a mi bandeja de entrada sin tomarse el tiempo para procesar todo el material nuevo que viene pulg Al poco tiempo, tengo docenas de proyectos paralelos que no se están comportando.

Todos ellos parecen gritar, "cuidar de mí ahora!"

Se me puede tomar un tiempo para ver que mi sistema GTD necesita una puesta a punto. En el último par de semanas, por ejemplo, las tareas y los proyectos de mantenerse acumulando, y pensé que tenía todo organizado lo suficientemente bien como para su gestión. Pero entonces me di cuenta de cómo me sentía: frustrado, abrumado y bajo mucha presión.

Me di cuenta de que no había hecho mi GTD "revisión semanal" por cerca de tres semanas.

La revisión semanal es donde todos los elementos de la bandeja de entrada se procesan. Se trata de una limpieza de la casa de la mansión de los proyectos. No es un verdadero limpieza de primavera, pero el tipo de limpieza en la que por lo menos entrar en todas las habitaciones para asegurarse de que sabe dónde vives.

Cuando la vida es muy fluido, cuando los proyectos están naciendo o morphing estructuralmente todos los días, puede ser demasiado rápido para tomar buenas notas. Pero estos son los momentos en que es especialmente crítico para reagruparse haciendo su GTD revisión semanal.

Voy a hacer mi hoy.