Survivre à la boîte e-mail
Le spam est un tracas, pas d'argument là. Mais beaucoup de gens souffrent sous le poids d'une boîte e-mail en croissance, et les messages s'accumulent n'y sont pas du spam. Ils sont les courriels qui ont besoin de réponses, ou e-mails qui fournissent des rappels de morceaux de projets qui doivent être faites, ou les courriels qui n'ont tout simplement pas trouvé leur chemin dans le bon dossier pour être classés.
Fréquemment, les e-mails il ne sont là que parce que l'utilisateur ne peut même pas se rappeler exactement ce qu'ils font ... et il n'est pas sûr si elles peuvent être supprimés en toute sécurité.
Je connais quelqu'un qui a des milliers de courriels dans sa boîte de réception. Je ne peux pas dire qu'il la rend plus productive.
Il ya cinq ans, Lawrence Lessig a déclaré faillite email parce qu'il était désespérément en retard sur la réponse à son courriel.
Beaucoup d'autres ont emboîté le pas, certains tout simplement la suppression de tous leurs messages et de recommencer.
Je dois admettre, je suis tenté dans cette direction pour mon compte de courriel universitaire, où je trouve la plupart des crises émergent, fleurissent, et se résolvent sans besoin de n'importe quelle entrée de moi. Mais pour les comptes de messagerie qui se rapportent aux résultats réels, le travail productif, j'ai trouvé une solution moins drastique.
Bref, je incorporer tous mes e-mail dans mon système Getting Things Done .
- Si un e-mail nécessite une réponse, et si elle prend moins de deux minutes pour envoyer la réponse, alors je m'occupe de l'e-mail tout de suite (en supposant que j'ai les deux minutes), puis le supprimer ou le fichier dans mon dossier de référence unique. Il prend moins de temps et d'efforts pour faire face à l'e-mail dès qu'il n'en faudrait pour suivre et prendre soin d'elle plus tard.
- Si l'e-mail requiert une action qui va prendre plus de deux minutes, je l'ai mis dans mon dossier d'action requis temporairement et l'ajouter à mon système Getting Things Done comme nécessaire quand j'ai le temps. Une fois que je l'ai ajouté à mon système, je le supprimer ou de le déposer dans mon dossier de référence unique.
- Si l'e-mail vous sera utile pour référence, je le déposer dans mon dossier de référence unique.
- Si je sais je n'aurai pas besoin de répondre ou d'agir ou de se référer à l'e-mail plus tard, je le supprimer.
Sur mon Mac, j'utilise le malin add-on à mon programme de messagerie, Mail Act-On , qui me permet de déposer et de marquer des emails avec juste une touche ou deux. Je garder mon système Getting Things Done ronronner utilisant OmniFocus et iCal. Mon système de classement papier est dans deux classeurs, mon système de dépôt électronique DevonThink Pro Office , et mon bagage à long boîte de réception est composé d'un petit livre en cuir blanc et une Scully Fisher Space Pen .
Oui, il m'a fallu un moment pour obtenir Getting Things Done à ce point, mais les avantages en valent la peine. Ma boîte de réception, rapide comme il peut remplir, est habituellement vide d'ici la fin de la journée, avec tout ce répondu, a déposé, suivi d'une action future, ou supprimé.
Je ne peux prétendre parfaite paix intérieure, mais au moins ma boîte e-mail n'est pas sur mon chemin.
Catégorie: organiser 3 commentaires »
31 mai 2009 à 19h38
C'est tout un système de Nice, et il semble que ça devrait fonctionner en théorie. Il ya juste un problème flagrant pour moi, et il s'agissait cette déclaration:
«Si je sais je n'aurai pas besoin de répondre ou d'agir ou de se référer à l'e-mail plus tard, je le supprimer."
Pour moi, en dehors de pourriels, aucun email correspond jamais à cette description. Peut-être c'est pourquoi mon fichier de données e-mail est 970 MB. Mais je ne suis jamais laissé manquent pour que l'email que j'ai supprimé était une fois ....
Juin 2nd, 2009 at 07:42
Andy: Bien que je limer la plupart des messages quand je suis fini avec eux, j'ai trouvé une utilisation consciente de la touche Suppr pour être émotionnellement libérer.
C'est semblable à la vente de garage ou un voyage à Goodwill, un triomphe (petit) de «Je ne peux vivre sans cela" plus "que je pourrais avoir besoin un jour."
2 juin 2009 à 08h37
Eh bien, je suis d'accord dans une certaine mesure, avec une mise en garde. Le truc serait la bonne volonté de prendre de l'espace à la maison, l'espace dont j'ai besoin pour d'autres choses. L'e-mail, pas tellement. Je devrais vraiment utiliser la touche supprimer plus souvent, mais quand j'essaie, je suis hanté par ces cas où je me suis dit l'un des énoncés suivants, dont l'un est beaucoup plus préférable que l'autre ...
"Dang J'aurais aimé que le sauvé» ou «Voir, c'est pourquoi je sauvegarder tous ces courriels."