Studio non troppo

Certaines choses sont censées se faire un peu à la fois. Vivre sa vie, par exemple. La vie est vécue comme elle vient, même si nous pourrions passer beaucoup de temps et d'efforts apparemment ignorant de notre présence dans le présent.

D'autres choses sont mieux fait dans les touffes ou bouquets "." Pour moi, le traitement des emails est une tâche qui fonctionne le mieux avec bottelage. Si je quitte mon programme de messagerie ouvert lorsque vous essayez de travailler sur des projets à mon ordinateur, la constante, filet de distraction des e-mails peut-être pas complètement me paralyser, mais il réduit certainement ma concentration à des niveaux indétectables.

Les problèmes causés par un afflux constant d'interruptions email peut-être pas de nouvelles à vous , mais si vous connaissez les inconvénients, il est très facile de retomber dans de mauvaises habitudes d'une surexposition email.

Le traitement par lots et par courriel sont faits pour s'entendre. Voici comment le faire. Choisissez un moment où vous pouvez passer une quantité raisonnable de temps en passant par e-mail (que ce soit "un montant raisonnable de temps" est fait pour vous). Lorsque ce moment arrive, tournez sur votre programme de messagerie et lire, écrire, produire, et de supprimer le cas échéant. Puis tourner à votre programme de messagerie hors tension.

Beaucoup de gens qui le terrain beaucoup de courriels action trouver qu'ils peuvent gérer avec seulement deux de ces sessions de lots par courrier électronique par jour. Ils jouissent des niveaux plus élevés de concentration et de trouver eux-mêmes plus productifs qu'auparavant d'être quand ils étaient dans leur "always on" en mode.

Quels sont vos "always on" questions? Votre vie serait rendue plus facile, moins agité, ou plus agréable si vous avez essayé le traitement par lots à la place?

Photo: IsaacMao

Le spam est un tracas, pas d'argument là-bas. Mais beaucoup de gens souffrent sous le poids d'une boîte de réception e-mail de plus en plus, et les messages s'accumulent il n'y a pas de spam. Ils sont des courriels qui ont besoin de réponses, ou des courriels qui fournissent des rappels de pièces de projets qui doivent être faites, ou e-mails qui n'ont tout simplement pas trouvé leur chemin dans le dossier droit d'être classés.

Fréquemment, les e-mails il ne sont là que parce que l'utilisateur ne peut même pas se rappeler exactement ce qu'ils font ... et n'est pas sûr si elles peuvent être supprimés en toute sécurité.

Je connais quelqu'un qui a des milliers d'e-mails dans sa boîte de réception. Je ne peux pas dire qu'il la rend plus productive.

Il ya cinq ans, Lawrence Lessig a déclaré faillite email parce qu'il était désespérément en retard sur la réponse à son courriel.

Beaucoup d'autres ont emboîté le pas, certains tout simplement la suppression de tous leurs messages et de recommencer.

Je dois admettre, je suis tenté dans ce sens pour mon compte de courriel universitaire, où je trouve la plupart des crises émergent, fleur, et se résoudre sans qu'il soit nécessaire pour toute entrée de moi. Mais pour les comptes de messagerie qui se rapportent aux résultats réels, le travail productif, j'ai trouvé une solution moins radicale.

Bref, je incorporer tout mon e-mail dans mon système Getting Things Done .

• Si un e-mail nécessite une réponse, et si elle prend moins de deux minutes pour envoyer la réponse, alors je m'occupe de l'e-mail tout de suite (en supposant que j'ai les deux minutes), puis le supprimer ou le déposer dans mon dossier de référence unique. Il prend moins de temps et d'efforts pour faire face à l'e-mail immédiatement que ce serait prendre pour garder une trace de celui-ci et prendre soin d'elle plus tard.
• Si l'e-mail nécessite une action qui va prendre plus de deux minutes, je l'ai mis dans mon dossier d'action requis temporairement et l'ajouter à mon système Getting Things Done tant que de besoin quand j'ai le temps. Une fois que je l'ai ajouté à mon système, je le supprimer ou le déposer dans mon dossier de référence unique.
• Si l'e-mail sera utile pour la référence, je le dépose dans mon dossier de référence unique.
• Si je sais que je vais pas besoin de répondre ou d'agir ou de se référer à l'e-mail plus tard, je l'ai supprimer.

Sur mon Mac, j'utilise le malin add-on à mon programme de messagerie, Mail Act-On , qui me permet de déposer et de marquer des emails avec juste une touche ou deux. Je garder mon système Getting Things Done ronronner en utilisant OmniFocus et iCal. Mon système de classement papier est en deux classeurs, mon système de dépôt électronique DevonThink Office Pro , et mon bagage à main le long boîte de réception est composé d'un petit livre en cuir blanc et un Scully Fisher Space Pen .

Oui, il m'a fallu un certain temps pour obtenir Getting Things Done à ce point, mais les avantages en valent la peine. Ma boîte aux lettres, rapide comme il peut remplir, est habituellement vide d'ici la fin de la journée, avec tout ce répondu, déposé, suivi d'une action future, ou supprimé.

Je ne prétends pas parfaite paix intérieure, mais au moins ma boîte de réception e-mail n'est pas sur mon chemin.

Le projet en face de vous est énorme. Compliqué. La très grande majorité immense. Comment réagissez-vous? Terreur? La colère? La procrastination? Un rire Zen?

Photo: Yogi

Il est facile de se sentir accablé lorsque vous êtes à la recherche à la montagne en face de vous. Mais exactement comment vous regardez l'enchevêtrement des tâches peut faire la différence entre la réponse (c.-à-action) et se contenter de réagir.

Comment pensez-vous des tâches et du temps?

Considérez la différence entre:

1. Il ya beaucoup de choses que j'ai besoin d'avoir fait
2. Il ya beaucoup de choses que j'ai besoin de faire dès maintenant

N ° 1 vous laisse avec aucune chance de se sentir bien dans votre peau. Vous êtes déjà derrière! En fonction de votre personnalité, ce qui peut ou peut ne pas démoraliser et vous paralyser.

N ° 2 vous laisse ouvrir à un cas persistant de la surcharge d'informations. Avec tant de choses à faire dès maintenant, vous avez involontairement donné vous-même encore une autre chose à faire: déterminer laquelle de ces choses zillion vous devriez vraiment faire dès maintenant! Je sais que je ne fonctionne pas bien dans ce genre de pression. Vous pourriez être en mesure, mais je voudrais encore de recommander une autre approche.

Passez un peu de temps pour décider, "que dois-je faire en premier?"

Remarquez que je n'ai pas dit, à décider quoi faire en premier, deuxième et troisième. Ce n'est pas un plan-o-thon, c'est une stratégie de survie. Vous pourriez penser à la tâche de triage. Le premier avantage est que vous retirez le plus de pression de la surcharge d'informations à la pression de ne pas savoir laquelle des nombreuses tâches qui vous attendent pour répondre en premier. C'est assez agréable, déjà. Mais il ya un autre avantage qui peut l'emporter sur toute autre que vous pourriez penser.

Avec une seule chose en face de vous faire ensuite, vous serez en mesure de démarrer.

Vous avez beaucoup de choix dans la façon dont vous définissez que la première tâche. Ne pas en faire trop grand. "Asseyez-vous et d'écrire le roman" est trop grand. "Asseyez-vous et d'écrire le premier chapitre du roman" est aussi trop grand.

Regardez-vous: "Acheter une rame de papier" pourrait être trop petit, ou plutôt, il peut juste être vous remettre à plus tard. Ou ... il peut en fait être la première chose que vous devez faire avant de pouvoir faire tout autre progrès en avant sur votre roman. Vous avez pour être honnête avec vous-même ici.

Une fois que vous avez décidé ce que vous avez à faire d'abord, puis après avoir accompli cette tâche, la prochaine étape est claire: vous décidez (nouveau), "que dois-je faire en premier?"

Photo: jeremyfoo

J'ai écrit avant sur ​​les vertus de David Allen système Getting Things Done. Je pense toujours qu'il n'y a rien de tel pour apprivoiser la surcharge d'informations et en fait "faire avancer les choses."

Mais ce n'est pas facile pour la plupart des mortels de maintenir la machine GTD ronronner, jour après jour. Il ya des moments où je me trouve en ajoutant de plus en plus à ma boîte de réception sans prendre le temps de traiter tous les éléments nouveaux à venir po Bientôt, j'ai des dizaines de projets parallèles qui ne se comportent pas.

Ils semblent tous à crier, "prendre soin de moi maintenant!"

Il peut me prendre un certain temps pour voir que mon système GTD a besoin d'un tune-up. Au cours des deux dernières semaines, par exemple, les tâches et les projets s'accumulaient, et je pensais que j'avais tout organisé assez bien pour les gérer. Mais ensuite, j'ai remarqué à quel point je me sentais: frustré, accablé, et sous une pression trop forte.

J'ai réalisé que je n'avais pas fait mon GTD "revue hebdomadaire" pendant environ trois semaines.

La revue hebdomadaire est l'endroit où tous les éléments de boîte de réception sont traités. Il s'agit d'un ménage de la maison des projets. Pas un grand nettoyage de printemps à part entière, mais le type de nettoyage où vous aller au moins dans toutes les chambres afin de s'assurer que vous savez où vous vivez.

Quand la vie est particulièrement fluide, lorsque les projets sont en train de naître ou de morphing structurellement tous les jours, il peut se déplacer trop rapidement pour prendre de bonnes notes. Mais ce sont les moments où il est particulièrement critique à se regrouper en faisant votre GTD revue hebdomadaire.

Je vais faire le mien aujourd'hui.