Sopravvivere alla casella di posta elettronica
Lo spam è un problema, nessuna argomentazione lì. Ma molte persone soffrono sotto il peso di una casella di posta in crescita, ei messaggi accumulando non ci sono spam. Sono e-mail che hanno bisogno di risposte, o e-mail di promemoria che forniscono pezzi di progetti che hanno bisogno di ottenere fatto, o e-mail che proprio non hanno trovato la loro strada nella cartella diritto di essere archiviati.
Spesso le e-mail ci sono lì solo perché l'utente non riesce a ricordare esattamente ciò che stai ... e non è sicuro se possono essere eliminati senza problemi.
Conosco qualcuno che ha migliaia di e-mail nella sua casella di posta. Non posso dire che la rende più produttivi.
Cinque anni fa, Lawrence Lessig ha dichiarato bancarotta e-mail perché era irrimediabilmente dietro per rispondere alle sue email.
Molti altri hanno seguito l'esempio, alcuni semplicemente cancellando tutti i loro messaggi e ricominciare.
Devo ammettere, ho tentato in questa direzione per il mio account di posta elettronica all'università, dove mi trovo più le crisi emergono, fiore, e risolvere da soli senza bisogno di alcun input da me. Ma per account di posta elettronica che si riferiscono al reale, il lavoro produttivo, ho trovato una soluzione meno drastica.
In poche parole, io incorporare tutta la mia email nel mio sistema Getting Things Done .
- Se una e-mail richiede una risposta, e se ci vogliono meno di due minuti per inviare la risposta, allora mi occupo di e-mail subito (considerando che io ho due minuti) e quindi eliminarlo o di un file nella mia cartella di riferimento unico. Ci vuole meno tempo e fatica per affrontare l'e-mail immediatamente quello che sarebbe necessario per tenere traccia di esso e prendersi cura di essa in seguito.
- Se l'e-mail richiede un'azione che richiede più di due minuti, l'ho messo nella mia cartella azione richiesta temporaneamente e aggiungerlo al mio sistema di Getting Things Done, se necessario, quando ho tempo. Una volta che ho aggiunto al mio sistema, Io lo cancello o il file nella mia cartella di riferimento unico.
- Se l'e-mail sarà utile come riferimento, l'ho file nella mia cartella di riferimento unico.
- Se so che non avrà bisogno di rispondere o di agire o fare riferimento alla mail dopo, Io lo cancello.
Sul mio Mac, io uso l'intelligente add-on per il mio programma di posta, posta Act-On , che mi permette di file e messaggi di posta elettronica segnare con un solo tasto o due. Continuo il mio sistema Getting Things Done fusa insieme con OmniFocus e iCal. Il mio sistema di archiviazione carta è in due schedari, il mio sistema di archiviazione elettronica è ufficio DevonThink Pro , e il mio bagaglio a lungo casella di posta è composto da un piccolo libro di Scully pelle bianco e una penna Fisher Space .
Sì, ci ho messo un po 'per Getting Things Done a questo punto, ma i vantaggi sono la pena. Mia casella di posta, veloce come può riempire, di solito è vuoto per la fine della giornata, con tutto ciò che ha risposto a, ha presentato, tracciati per l'azione futura, o cancellati.
Non posso affermare perfetta pace interiore, ma almeno la mia casella di posta elettronica non è in piedi sulla mia strada.
Categoria: organizzazione di 3 commenti »
31 maggio 2009 alle 07:38
E 'tutto un ottimo sistema, e sembra che dovrebbe funzionare in teoria. C'è solo un problema evidente per me, e ha coinvolto questa dichiarazione:
'Se io so che non avrà bisogno di rispondere o di agire o fare riferimento alla mail dopo, Io lo cancello ".
Per me, a parte lo spam ovvio, non corrisponde mai e-mail a questa descrizione. Forse è per questo che il mio file di dati e-mail è 970 MB. Ma io non sono mai per la sinistra che vogliono che la posta elettronica ho cancellato una volta C'era una volta ....
2 giugno 2009 alle 07:42
Andy: Anche se archiviare maggior parte dei messaggi quando ho finito con loro, ho trovato l'uso consapevole del tasto Canc per essere emotivamente liberatorio.
E 'simile alla vendita di garage o un viaggio di avviamento, una (piccola) vittoria della "Posso vivere senza quel" sopra "potrei aver bisogno che un giorno".
2 giugno 2009 alle 08:37
Bene, sono d'accordo in qualche misura, con un avvertimento. La roba buona volontà sarebbe occupare spazio in casa, lo spazio che mi serve per altre cose. L'e-mail, non tanto. Mi dovrebbe utilizzare il tasto cancella più spesso, ma quando provo mi ossessionato da quei casi in cui ho detto a me stesso una delle seguenti affermazioni, uno dei quali è molto più preferibile rispetto agli altri ...
"Dang Vorrei aver salvato che" o "Vedi, è per questo che salvare tutti i messaggi di posta elettronica."