Studio Non Troppo

Alcune cose sono destinate ad essere fatto un bit alla volta. Vivere la vita, per esempio. La vita è vissuta come viene, anche se si potrebbe spendere un sacco di tempo e fatica apparentemente ignorando la nostra presenza nel presente.

Altre cose sono meglio farlo in gruppi o "grappoli". Per me, l'elaborazione e-mail è un compito che funziona meglio con raggrupparsi. Se lascio il mio programma di posta elettronica aperto quando si cerca di lavorare su progetti al mio computer, la costante, filo distrazione di email non potrebbe paralizzare completamente a me, ma certamente riduce la mia concentrazione a livelli non rilevabili.

I problemi causati da un costante afflusso di interruzioni e-mail potrebbe non essere una novità per voi , ma se si conoscono i lati negativi, è molto facile cadere nuovamente a cattive abitudini della sovraesposizione e-mail.

L'elaborazione in batch e la posta elettronica sono fatti uno per l'altro. Ecco come fare. Scegliete un momento in cui si può trascorrere un ragionevole lasso di tempo che va via e-mail (qualunque sia "un ragionevole lasso di tempo" è per voi). Quando il tempo arriva, accende il programma di posta elettronica e leggere, scrivere, file, e cancellare, se necessario. Poi girare il tuo programma di posta elettronica off.

Molte persone che campo un sacco di email perseguibile scoprono in grado di gestire con solo due di queste sessioni lotto e-mail al giorno. Essi godono di livelli più elevati di concentrazione e si ritrovano più produttivo rispetto al passato da quando erano nella loro "always on" modalità.

Quali sono i tuoi "always on" problemi? Sarebbe la tua vita sarà reso più facile, meno frenetica, o più divertente se si è tentato l'elaborazione in batch, invece?

Foto: IsaacMao

Lo spam è un problema, nessuna argomentazione lì. Ma molte persone soffrono sotto il peso di una casella di posta in crescita, ei messaggi accumulando non ci sono spam. Sono e-mail che hanno bisogno di risposte, o e-mail di promemoria che forniscono pezzi di progetti che hanno bisogno di ottenere fatto, o e-mail che proprio non hanno trovato la loro strada nella cartella diritto di essere archiviati.

Spesso le e-mail ci sono lì solo perché l'utente non riesce a ricordare esattamente ciò che stai ... e non è sicuro se possono essere eliminati senza problemi.

Conosco qualcuno che ha migliaia di e-mail nella sua casella di posta. Non posso dire che la rende più produttivi.

Cinque anni fa, Lawrence Lessig ha dichiarato bancarotta e-mail perché era irrimediabilmente dietro per rispondere alle sue email.

Molti altri hanno seguito l'esempio, alcuni semplicemente cancellando tutti i loro messaggi e ricominciare.

Devo ammettere, ho tentato in questa direzione per il mio account di posta elettronica all'università, dove mi trovo più le crisi emergono, fiore, e risolvere da soli senza bisogno di alcun input da me. Ma per account di posta elettronica che si riferiscono al reale, il lavoro produttivo, ho trovato una soluzione meno drastica.

In poche parole, io incorporare tutta la mia email nel mio sistema Getting Things Done .

• Se una e-mail richiede una risposta, e se ci vogliono meno di due minuti per inviare la risposta, allora mi occupo di e-mail subito (considerando che io ho due minuti) e quindi eliminarlo o di un file nella mia cartella di riferimento unico. Ci vuole meno tempo e fatica per affrontare l'e-mail immediatamente quello che sarebbe necessario per tenere traccia di esso e prendersi cura di essa in seguito.
• Se l'e-mail richiede un'azione che richiede più di due minuti, l'ho messo nella mia cartella azione richiesta temporaneamente e aggiungerlo al mio sistema di Getting Things Done, se necessario, quando ho tempo. Una volta che ho aggiunto al mio sistema, Io lo cancello o il file nella mia cartella di riferimento unico.
• Se l'e-mail sarà utile come riferimento, l'ho file nella mia cartella di riferimento unico.
• Se so che non avrà bisogno di rispondere o di agire o fare riferimento alla mail dopo, Io lo cancello.

Sul mio Mac, io uso l'intelligente add-on per il mio programma di posta, posta Act-On , che mi permette di file e messaggi di posta elettronica segnare con un solo tasto o due. Continuo il mio sistema Getting Things Done fusa insieme con OmniFocus e iCal. Il mio sistema di archiviazione carta è in due schedari, il mio sistema di archiviazione elettronica è ufficio DevonThink Pro , e il mio bagaglio a lungo casella di posta è composto da un piccolo libro di Scully pelle bianco e una penna Fisher Space .

Sì, ci ho messo un po 'per Getting Things Done a questo punto, ma i vantaggi sono la pena. Mia casella di posta, veloce come può riempire, di solito è vuoto per la fine della giornata, con tutto ciò che ha risposto a, ha presentato, tracciati per l'azione futura, o cancellati.

Non posso affermare perfetta pace interiore, ma almeno la mia casella di posta elettronica non è in piedi sulla mia strada.

Il progetto è rivolto verso l'alto è enorme. Complicato. La stragrande maggioranza immensa. Come si fa a rispondere? Terrore? Rabbia? Procrastinare? Una risata Zen?

Foto: Yogi

E 'facile sentirsi sopraffatti quando si sta guardando la montagna di fronte a voi. Ma esattamente come si guarda il groviglio dei compiti può fare la differenza tra la risposta (che agiscono) e semplicemente reagire.

Come pensi di compiti e del tempo?

Si consideri la differenza tra:

1. Ci sono molte cose che ho bisogno di aver fatto
2. Ci sono molte cose che devo fare adesso

# 1 ti lascia senza possibilità di sentirsi bene con se stessi. Sei già dietro! A seconda della personalità, questo può o non può demoralizzare e paralizzare voi.

# 2 foglie si apre ad un caso di persistente sovraccarico di informazioni. Con così tante cose da fare in questo momento, hai dato te stesso involontariamente un'altra cosa da fare: capire quale di queste cose zillion si dovrebbe davvero fare in questo momento! So che non funzionano bene sotto questo tipo di pressione. Potreste essere in grado di, ma mi piace ancora di raccomandare un altro approccio.

Trascorrete un po 'di tempo per decidere "cosa devo fare prima?"

Si noti non ho detto, decidere cosa fare prima, seconda e terza. Questo non è un piano-a-thon, è una strategia di sopravvivenza. Si potrebbe pensare che triage compito. Il primo vantaggio è che si rimuove l'ulteriore pressione del sovraccarico di informazioni pressione di non sapere quale dei molti compiti rivolto verso l'alto per primo indirizzo. Questo è molto carino, già. Ma c'è un altro vantaggio che può superare brillantemente qualsiasi altro che si possa pensare.

Con solo una cosa di fronte a voi fare dopo, si sarà in grado di avviare.

Avete molte scelte nel modo in cui è possibile definire che il primo compito. Non fare troppo grande. "Basta sedersi e scrivere il romanzo" è troppo grande. "Siediti e scrivere il primo capitolo del romanzo" è anche troppo grande.

Guardate voi stessi: "Compra una risma di carta" potrebbe essere troppo piccolo, o, piuttosto, potrebbe essere solo voi rimandare. Oppure ... in effetti potrebbe essere la prima cosa che dovete fare prima di poter fare qualsiasi altro progresso in avanti sul tuo romanzo. Hai avuto modo di essere onesti con voi stessi qui.

Una volta deciso che cosa è che dovete fare prima, e poi, dopo aver compiuto questo compito, il passo successivo è chiaro: si decide (di nuovo), "cosa devo fare per primo?"

Foto: jeremyfoo

Ho scritto prima sulle virtù del sistema di David Allen Getting Things Done. Penso ancora che non c'è niente di simile per domare il sovraccarico di informazioni e di fatto "fare le cose".

Ma non è facile per la maggior parte dei mortali per mantenere la macchina GTD fusa insieme, giorno dopo giorno. Ci sono momenti in cui mi trovo di aggiungere sempre più alla mia casella di posta senza prendersi il tempo per elaborare tutto il materiale nuovo che entra presto, ho decine di progetti paralleli che non si stanno comportando.

Sembrano tutti a gridare, "prendersi cura di me adesso!"

Si può portarmi un po 'per vedere che il mio sistema GTD ha bisogno di una messa a punto. Negli ultime due settimane, ad esempio, i compiti e dei progetti mantenuto accumulando, e pensavo di aver organizzato tutto abbastanza bene per la loro gestione. Ma poi ho notato come mi sentivo: frustrato, sopraffatti, e sotto troppa pressione.

Mi sono reso conto che non avevo fatto la mia "recensione settimanale" GTD per circa tre settimane.

La rassegna settimanale è dove tutti gli elementi casella di posta ottenere elaborati. E 'una donna delle pulizie del palazzo dei progetti. Non una vera e pulizie di primavera, ma il tipo di pulizia dove almeno andare in tutte le camere per essere sicuri di sapere dove si vive.

Quando la vita è particolarmente fluido, quando i progetti stanno nascendo o morphing strutturalmente tutti i giorni, può muoversi troppo in fretta per prendere appunti bene. Ma questi sono i tempi in cui è particolarmente critico per raggruppare facendo GTD la tua recensione settimanale.

Io vado a fare la mia di oggi.