Studio non troppo

Alcune cose sono destinate ad essere fatto un bit alla volta. Vivere la vita, per esempio. La vita è vissuta come viene, anche se potremmo spendere un sacco di tempo e sforzo apparentemente ignorando la nostra presenza nel presente.

Altre cose sono meglio fatto in grumi o "grappoli." Per me, l'elaborazione e-mail è un compito che funziona meglio con accumulo. Se lascio il mio programma di posta elettronica aperto quando si cerca di lavorare su progetti nel mio computer, la costante e fastidioso gocciolamento di e-mail potrebbe non paralizzare completamente a me, ma certamente riduce la concentrazione a livelli non rilevabili.

I problemi causati da un afflusso continuo di interruzioni e-mail potrebbe non essere una novità per voi , ma se si conoscono i lati negativi, è molto facile cadere nuovamente a cattive abitudini di sovraesposizione e-mail.

elaborazione in batch e-mail sono fatti uno per l'altro. Ecco come farlo. Scegliete un momento in cui è possibile trascorrere un ragionevole lasso di tempo che va via e-mail (qualunque sia "un ragionevole lasso di tempo" è per te). Quando quel momento arriva, accendere il vostro programma di posta elettronica e leggere, scrivere, file, e cancellare, se necessario. Poi girare il tuo programma di posta elettronica off.

Molte persone che campo un sacco di email di azione legale scoprono che possono gestire con solo due di queste sessioni di batch e-mail al giorno. Essi godono di livelli più elevati di concentrazione e si trovano più produttivo di quelli di una volta quando erano nella loro "always on" modalità.

Quali sono i tuoi "always on" questioni? Potrebbe essere la vostra vita più facile, meno frenetica, o più divertente se si è tentato di elaborazione batch, invece?

Foto: IsaacMao

Lo spam è una seccatura, nessun argomento esiste. Ma molte persone soffrono sotto il peso di una casella di posta in crescita, ei messaggi accumulando non ci sono spam. Sono messaggi di posta elettronica che hanno bisogno di risposte, o e-mail che forniscono promemoria di pezzi di progetti che devono avere fatto, o e-mail che proprio non hanno trovato la loro strada nella cartella diritto di essere archiviati.

Spesso le e-mail ci sono lì solo perché l'utente non ricordo nemmeno esattamente quello che stanno su ... e non è sicuro se possono essere eliminati in modo sicuro.

Conosco qualcuno che ha migliaia di e-mail nella sua casella di posta. Non posso dire che la rende più produttivi.

Cinque anni fa, Lawrence Lessig ha dichiarato bancarotta e-mail perché era irrimediabilmente dietro a rispondere alle sue email.

Molti altri hanno seguito l'esempio, alcuni semplicemente cancellando tutti i loro messaggi e ricominciare.

Devo ammettere, ho tentato in questa direzione per il mio account e-mail universitario, dove mi trovo più le crisi emergono, fiore, e risolvere da soli senza bisogno di alcun input da me. Ma per account di posta elettronica che si riferiscono alla vera e propria, un lavoro produttivo, ho trovato una soluzione meno drastica.

In poche parole, io incorporare tutte le mie email nel mio Getting Things Done sistema .

• Se una e-mail richiede una risposta, e se ci vuole meno di due minuti per inviare la risposta, poi ho a che fare con l'e-mail subito (supponendo che io ho due minuti) e poi eliminarlo o di un file nella mia cartella di riferimento unico. Ci vuole meno tempo e fatica per far fronte alle email immediatamente di quello che sarebbe necessario per tenere traccia di essa e prendersi cura di essa in seguito.
• Se l'e-mail richiede un'azione che richiede più di due minuti, l'ho messo nella mia azione richiesta cartella temporanea e aggiungerlo al mio Getting Things Done sistema, se necessario, quando ho tempo. Una volta che l'ho aggiunto al mio sistema, Io lo cancello o un file nella mia cartella di riferimento unico.
• Se l'email sarà utile per riferimento, l'ho file nella cartella di riferimento unico.
• Se io so che non avrà bisogno di rispondere o di agire o consultare la posta elettronica dopo, mi eliminarlo.

Sul mio Mac, io uso il intelligente add-on per il mio programma di posta, Mail Act-On , che mi permette di file e segnare le email con un solo tasto o due. Tengo Getting Things Done sistema fusa insieme con OmniFocus e iCal. Il mio sistema di archiviazione cartaceo è in due file di armadi, il mio sistema di deposito elettronico è DevonThink Pro Office , e la mia casella di posta-lungo trasportare è composto da un piccolo libro di Scully in pelle bianco e un Fisher Space Pen .

Sì, ci ho messo un po 'per Getting Things Done a questo punto, ma i benefici valgono. La mia casella di posta, veloce come si può riempire, di solito è vuoto, entro la fine della giornata, con tutto ciò che ha risposto a, ha presentato, cingolati per l'azione futura, o cancellati.

Non posso dire perfetta pace interiore, ma almeno la mia casella di posta elettronica non è in piedi sulla mia strada.

Il progetto è rivolto verso di sé è enorme. Complicato. La stragrande maggioranza immensa. Cosa risponde? Terrore? Rabbia? Procrastinare? Una risata Zen?

Foto: Yogi

E 'facile sentirsi sopraffatti quando stai guardando la montagna di fronte a voi. Ma esattamente come si guarda il groviglio dei compiti può fare la differenza tra la risposta (cioè in qualità) e di limitarsi a reagire.

Come pensi di compiti e di tempo?

Si consideri la differenza tra:

1. Ci sono molte cose che ho bisogno di aver fatto
2. Ci sono molte cose che devo fare ora

# 1 ti lascia senza possibilità di sentirsi bene con se stessi. Sei già dietro! Seconda della vostra personalità, questo può o non può demoralizzare e paralizzare voi.

# 2 foglie si apre ad un caso di persistente sovraccarico di informazioni. Con molte cose da fare in questo momento, hai dato te stesso senza saperlo ancora un'altra cosa da fare: su quale di queste figure zillion cose che in realtà dovrebbe fare proprio ora! So che non funzionano bene in questo tipo di pressione. Potrebbe essere possibile, ma io desideri ancora di raccomandare un altro approccio.

Trascorrere un po 'di tempo per decidere, "che cosa devo fare prima?"

Avviso non ho detto, decidere cosa fare prima, seconda, e terza. Questo non è un piano-a-thon, è una strategia di sopravvivenza. Si potrebbe pensare che triage compito. Il primo vantaggio è che si rimuove l'ulteriore pressione le informazioni sovraccarico di pressione, non di sapere quale dei tanti compiti di fronte a rivolgersi per primo. Questo è abbastanza bello, già. Ma c'è un altro vantaggio che può vincente ogni altro si potrebbe pensare.

Con una sola cosa di fronte a voi fare dopo, si sarà in grado di iniziare.

Hai molte scelte nel modo in cui si definisce che il primo compito. Non farlo troppo grande. "Solo sedersi e scrivere il romanzo" è troppo grande. «Siediti e scrivi il primo capitolo del romanzo" è anche troppo grande.

Guarda te stesso: "Compra una risma di carta" potrebbe essere troppo piccola, o, piuttosto, potrebbe essere solo voi procrastinare. Oppure ... si può in effetti essere la prima cosa che dovete fare prima di poter fare qualche progresso in avanti di altri nel tuo romanzo. Devi essere onesti con voi stessi qui.

Una volta deciso che cosa devi fare prima, e poi dopo aver compiuto tale missione, il passo successivo è chiara: si decide (di nuovo), "che cosa devo fare prima?"

Foto: jeremyfoo

Ho scritto prima circa le virtù della's Getting Things Done sistema di David Allen. Penso ancora non c'è niente di simile per domare un eccesso di informazioni e di fatto "cose fatte".

Ma non è facile per la maggior parte dei mortali per mantenere la macchina GTD fusa insieme, giorno dopo giorno. Ci sono momenti in cui mi trovo arricchirsi sempre di più alla mia casella di posta senza prendersi il tempo per elaborare tutto il materiale nuovo a venire dentro breve, ho decine di progetti paralleli che non si comportano.

Sembrano tutti a gridare, "prendersi cura di me adesso!"

E mi può prendere un po 'per vedere che il mio sistema GTD ha bisogno di una messa a punto. Nel corso degli ultimi due settimane per esempio, i compiti e progetti conservati accumulano, e ho pensato che avevo organizzato tutto abbastanza bene per la loro gestione. Ma poi ho notato come mi sentivo: frustrato, annichilito, e sotto la pressione troppo.

Mi resi conto che non avevo fatto la mia GTD "Rassegna" per circa tre settimane.

La rassegna settimanale è dove tutti gli elementi di casella di posta elettronica ottenere elaborati. E 'una pulizia della casa della dimora dei progetti. Non una pulizia di primavera in piena regola, ma il tipo di pulizia dove almeno andare in tutte le camere per essere sicuri di sapere dove stai vivendo.

Quando la vita è particolarmente fluido, quando i progetti stanno nascendo o morphing strutturalmente ogni giorno, si può spostare troppo in fretta per prendere appunti bene. Ma questi sono i momenti in cui è particolarmente critico di raggruppare facendo la tua opinione GTD settimanale.

Io vado a fare il mio di oggi.