Het overleven van de e-mail inbox
Spam is een gedoe, geen argument zijn. Maar veel mensen lijden onder het gewicht van een groeiende e-mail inbox, en de berichten te stapelen zijn er geen spam. Ze zijn e-mails die antwoorden, of e-mails die herinneringen van de stukken van projecten die nodig hebt om te doen, of e-mails die net niet hun weg hebben gevonden naar de juiste map om weg te worden ingediend zorgen nodig hebben.
Vaak wordt de e-mails er zijn er alleen omdat de gebruiker niet eens meer precies wat ze over zijn ... en is niet zeker of ze veilig kunnen worden verwijderd.
Ik ken iemand die duizenden e-mails heeft in haar inbox. Ik kan niet zeggen het maakt haar meer productief.
Vijf jaar geleden, Lawrence Lessig verklaard e-mail failliet omdat hij hopeloos achter op het reageren op zijn e-mail.
Vele anderen hebben in navolging daarvan, sommige gewoon verwijderen van al hun berichten en opnieuw beginnen.
Ik moet toegeven, ik ben geneigd in die richting voor mijn universitaire e-mailaccount, waar vind ik de meeste crises ontstaan, bloeien, en zich zonder noodzaak van enige inbreng van mij op te lossen. Maar voor e-mailaccounts die betrekking hebben op de werkelijke, productief werk, heb ik een minder drastische oplossing.
Simpel gezegd, verwerk ik al mijn e-mail in mijn Getting Things Done systeem .
- Als een e-mail is een reactie, en als het duurt minder dan twee minuten voor het verzenden van de reactie, dan kan ik omgaan met de e-mail meteen (in de veronderstelling heb ik de twee minuten) en verwijder het bestand of het in mijn enkele verwijzing map. Het kost minder tijd en moeite om meteen te gaan met de e-mail dan het zou kosten om bij te houden van het en later regelen het.
- Als de e-mail vraagt om een actie die zal langer duren dan twee minuten, zet ik het in mijn actie gewenste map tijdelijk en toe te voegen aan mijn Getting Things Done systeem nodig als ik tijd heb. Zodra ik heb toegevoegd aan mijn systeem, verwijder ik het of deze indienen in mijn enkele verwijzing map.
- Als de e-mail van nut zal zijn voor referentie, heb ik deze indienen in mijn enkele verwijzing map.
- Als ik weet dat ik niet te reageren of te handelen of later verwijzen naar de e-mail, Ik schrap het.
Op mijn Mac gebruik ik de slimme add-on aan mijn Mail-programma, Mail Act-On , die me in staat stelt in te dienen en e-mails te markeren met slechts een druk op de knop of twee. Ik houd mijn Getting Things Done systeem van spinnen samen met OmniFocus en iCal. Mijn papieren klassement bestaat uit twee archiefkasten, mijn elektronische bestand is DEVONthink Pro Office , en mijn carry-over inbox bestaat uit een kleine Scully Leer leeg boek en een Fisher Space Pen .
Ja, het kostte me een tijdje om Getting Things Done op dit punt, maar de voordelen zijn het waard. Mijn inbox, snel als het kan vullen, is meestal leeg tegen het einde van de dag, met alles, reageerde ingediend, gevolgd voor de toekomst, of verwijderd.
Ik kan niet beweren volmaakte innerlijke vrede, maar in ieder geval mijn email inbox staat niet in de weg.
Categorie: het organiseren van 3 reacties »
31 mei 2009 om 19:38
Het is allemaal een mooi systeem, en het lijkt erop dat het zou moeten werken in theorie. Er is maar een oog springende probleem voor mij, en ging het om deze verklaring:
'Als ik weet dat ik niet te reageren of te handelen of later verwijzen naar de e-mail, verwijder ik het. "
Voor mij, naast voor de hand liggende spam, geen e-mail past ooit deze beschrijving. Misschien is dat waarom mijn e-mail bestand is 970 MB. Maar ik ben nooit meer weggegaan willen voor die e-mail Ik heb een keer verwijderd upon a time ....
02 juni 2009 om 07:42 am
Andy: Hoewel ik de meeste berichten bestand weg als ik met hen gedaan, ik heb gevonden bewust gebruik van de Delete-toets om emotioneel vrijmaken.
Het is verwant aan de garage verkoop of reis naar Goodwill, een (kleine) overwinning van "Ik kan leven zonder dat" over "zou ik dat op een dag nodig hebben."
02 juni 2009 om 8:37 am
Nou, ik ga akkoord tot op zekere hoogte, met een voorbehoud. De goodwill spul zou worden toegang tot de ruimte in huis, de ruimte die ik nodig heb voor andere dingen. De e-mail, niet zo veel. Ik moet echt gebruik maken van de delete-toets vaker, maar als ik probeer ik achtervolgd door die gevallen waarin ik zei tegen mezelf: een van de volgende uitspraken, waarvan er een is veel meer de voorkeur dan de andere ...
"Dang Ik wou dat ik dat gered" of "Kijk, dat is de reden waarom sla ik al die e-mails."