Non Troppo Studio

Algumas coisas estão destinadas a ser feito um pouco de cada vez. Vivendo a vida, por exemplo. A vida é vivida como se trata, apesar de que poderíamos gastar muito tempo e esforço, aparentemente ignorando a nossa presença no presente.

Outras coisas são mais bem feito em grupos ou "cachos." Para mim, o processamento e-mails é uma tarefa que funciona melhor com o ajuntamento. Se eu deixar o meu e-mail quando abrir o programa tentando trabalhar em projetos no meu computador, a distração, gotejamento constante de e-mails não pôde me paralisar completamente, mas certamente reduz a concentração para níveis indetectáveis.

Os problemas causados por um fluxo constante de interrupções e-mail pode não ser novidade para você , mas se você conhece as desvantagens, é muito fácil de cair de volta para os maus hábitos da superexposição e-mail.

O processamento em lote e e-mail são feitos um para o outro. Aqui está como fazê-lo. Escolha um momento em que você pode gastar uma quantidade razoável de tempo que vai por e-mail (o que quer "uma quantidade razoável de tempo" é para você). Quando essa hora chegar, volta em seu programa de e-mail e ler, escrever, arquivo, e apagar se necessário. Em seguida, vire o seu programa de e-mail fora.

Muitas pessoas no terreno, que um monte de e-mail acionável acham que podem gerir com apenas duas dessas sessões lote de e-mail por dia. Eles desfrutam de níveis mais elevados de concentração e encontrar-se mais produtivo do que costumava ser quando eles estavam no seu "always on" mode.

Quais são os seus "always on" questões? Sua vida seria facilitada, menos agitado, ou mais agradável se você tentou processamento batch em vez disso?

Foto: IsaacMao

Spam é um incômodo, não há argumento. Mas muitas pessoas sofrem sob o peso de uma caixa de correio electrónico em crescimento, e as mensagens se acumulando não são spam. Eles são e-mails que precisam de respostas, ou e-mails que fornecem lembretes de pedaços de projetos que precisam ser feitas, ou e-mails que simplesmente não ter encontrado seu caminho para a pasta correta para ser arquivado.

Freqüentemente os e-mails não estão lá só porque o usuário não consegue se lembrar exatamente o que está sobre ... e não é certeza se eles podem ser excluídos com segurança.

Eu conheço alguém que tem milhares de e-mails em sua caixa de entrada. Eu não posso dizer que faz mais produtivo.

Cinco anos atrás, Lawrence Lessig declarou falência e-mail porque ele estava desesperadamente atrás de responder ao seu email.

Muitos outros seguiram o exemplo, alguns simplesmente apagar todas suas mensagens e começar de novo.

Eu devo admitir, estou tentado nessa direção para a minha conta de e-mail da universidade, onde eu acho mais crises surgem, flor, e resolver-se sem necessidade de qualquer entrada de mim. Mas, para contas de e-mail que se relacionam ao trabalho, produtivo real, eu encontrei uma solução menos drástica.

Basta colocar, eu incorporo todos os meus e-mail em meu Getting Things Done sistema .

• Se um e-mail exige uma resposta, e se ele toma menos de dois minutos para enviar a resposta, então, lidar com o e-mail imediatamente (assumindo que eu tenho a dois minutos) e depois apagá-lo ou arquivá-la em minha pasta única referência. Leva menos tempo e esforço para lidar com o e-mail imediatamente que seria necessário para acompanhar e cuidar dele depois.
• Se o e-mail requer uma ação que vai demorar mais do que dois minutos, eu coloquei isso na minha ação é necessária pasta temporária e adicioná-lo ao meu Getting Things Done sistema como necessário, quando tenho tempo. Depois que eu adicionei ao meu sistema, eu excluí-la ou arquivá-la em minha pasta única referência.
• Se o e-mail será útil para referência, eu no meu arquivo de pasta única referência.
• Se eu sei que não terão de responder ou agir ou consultar o e-mail mais tarde, eu excluí-lo.

No meu Mac, eu uso o inteligente add-on para o meu programa Mail, Mail Act-On , que me permite marcar e-mails e arquivos com apenas uma ou duas teclas. Eu mantenho minha Getting Things Done sistema ronronar junto utilizando OmniFocus e iCal. O meu sistema de arquivamento em papel está em dois armários de arquivo, o meu sistema de arquivamento eletrônico é DevonThink Pro Office , e minha caixa de entrada ao longo realizar é composto de um pequeno livro de couro branco e uma Scully Fisher Space Pen .

Sim, ele me levou um tempo para chegar Getting Things Done a este ponto, mas os benefícios valem a pena. Minha caixa de entrada, mais rápido que ele pode encher-se, geralmente é vazio, até ao final do dia, com tudo o que respondeu a, arquivados, rastreados para a acção futura, ou excluído.

Eu não posso reivindicar a paz interior perfeito, mas pelo menos minha caixa de e-mail não está no meu caminho.

O projeto voltado para você é enorme. Complicada. Surpreendentemente imenso. Como você responde? Terror? Raiva? Procrastinação? Um riso Zen?

Foto: Yogi

É fácil sentir-se sobrecarregado quando você está olhando para a montanha em frente. Mas, exatamente como você olhar para o emaranhado de tarefas pode fazer a diferença entre a resposta (ou seja, em exercício) e apenas reagindo.

Como você pensa sobre as tarefas e tempo?

Considere a diferença entre:

1. Há muitas coisas que eu preciso ter feito
2. Há muitas coisas que eu preciso fazer agora

# 1 sai-lhe nenhuma chance de se sentir bem consigo mesmo. Você já está para trás! Dependendo de sua personalidade esta pode ou não pode desmoralizar e paralisar você.

# 2 folhas de abrir um processo persistente de sobrecarga de informação. Com tantas coisas para fazer agora, que você inconscientemente dado se ainda uma outra coisa a fazer: descubra qual destas zillion coisas que você deve realmente fazer agora! Eu sei que não funcionam bem com esse tipo de pressão. Você pode ser capaz, mas eu ainda gostaria de recomendar uma outra abordagem.

Passe um pouco de tempo para decidir ", o que eu tenho que fazer primeiro?"

Repare que eu não disse, decidir o que fazer primeiro, segundo e terceiro. Este não é um plano-um-thon, é uma estratégia de sobrevivência. Você poderia pensar que a triagem tarefa. A primeira vantagem é que você retire a pressão adicional da informação sobrecarga de pressão, não de saber qual das muitas tarefas enfrentam você primeiro endereço. Isso é muito bom, já. Mas há um outro benefício que pode derrubar qualquer outro que você poderia pensar.

Com apenas uma coisa na frente de você fazer a seguir, você será capaz de iniciar.

Você tem muitas escolhas em como você define a primeira tarefa. Não se torna demasiado grande. "Basta sentar e escrever o romance" é muito grande. "Sente-se e escrever o primeiro capítulo da novela" também é muito grande.

Observe a si mesmo: "Compre uma resma de papel" pode ser muito pequeno, ou melhor, pode ser apenas você procrastinar. Ou ... pode de facto ser a primeira coisa que você precisa fazer antes de fazer qualquer progresso para a frente de outros em seu romance. Você tem que ser honesto com você mesmo aqui.

Depois de ter decidido que é que você tem que fazer primeiro, e então depois de ter realizado essa tarefa, o próximo passo é clara: você decidir (de novo), "o que devo fazer primeiro?"

Foto: jeremyfoo

Eu já escrevi antes sobre as virtudes da's Getting Things Done sistema David Allen. Eu ainda acho que não há nada como ele para domar o excesso de informação e realmente "fazer as coisas."

Mas não é fácil para a maioria dos mortais para manter a máquina GTD ronronando ao longo do dia a dia. Há momentos em que me encontro adicionando mais e mais a minha caixa de entrada sem ter o tempo para processar todo o material novo que vem dentro em breve, tenho dezenas de projetos paralelos que não estão se comportando.

Eles todos parecem gritar: "cuidar de mim agora!"

Pode levar algum tempo para me ver que o meu sistema GTD precisa de um ajuste. Durante o longo das últimas semanas, por exemplo, as tarefas e projetos mantidos empilhados, e eu pensei que tinha tudo organizado o suficiente para controlá-los. Mas então percebi como eu estava sentindo: frustrados, sobrecarregados e sob muita pressão.

Percebi que não tinha feito a minha análise "GTD semanais" durante cerca de três semanas.

A revisão semanal é onde todos os itens de caixa de entrada são processadas. É uma faxina da mansão de projetos. Não é uma faxina completa, mas o tipo de limpeza, onde pelo menos entrar em todos os quartos para se certificar de que você sabe onde você está vivendo.

Quando a vida é especialmente líquido, quando os projetos estão nascendo ou morphing estruturalmente todos os dias, ele pode estar se movendo muito rapidamente para tirar boas notas. Mas estes são os momentos em que é especialmente crítico para reagrupar fazendo sua opinião GTD semanais.

Eu vou fazer a minha hoje.